Kết nối website với POS và tồn kho tại cửa hàng bán lẻ
Khách đặt trước một đôi giày trên website, hào hứng ghé chi nhánh gần nhà để lấy ngay trong chiều, vậy mà nhân viên tại quầy lại lúng túng báo rằng đôi giày đó vừa bán hết cách đây mấy tiếng — cảnh này chắc không xa lạ gì với chủ cửa hàng có cả kênh online lẫn tại quầy. Khách bỏ đi thất vọng, còn bạn thì vừa mất một đơn vừa mất luôn một phần niềm tin mà khách từng dành cho website của mình.
Nguyên nhân phần lớn nằm ở chỗ website và hệ thống bán hàng tại quầy đang chạy như hai thế giới tách biệt, mỗi bên giữ một con số tồn kho riêng mà không ai cập nhật cho ai kịp lúc, hoặc chỉ dựa vào việc nhân viên tự tay gõ lại số liệu lên website mỗi cuối ngày. Bài viết này sẽ giúp bạn đi từng bước để kết nối website với phần mềm quản lý bán hàng đang dùng tại quầy, để tồn kho hiển thị đúng theo từng chi nhánh và khách không còn phải nhận tin thất vọng khi đến nơi nữa.
Bước 1: Kết nối website với phần mềm quản lý bán hàng đang dùng tại quầy
Điểm khởi đầu của cả quy trình là xác định phần mềm quản lý bán hàng (thường gọi là phần mềm POS) bạn đang dùng tại quầy có hỗ trợ kết nối ra bên ngoài hay không, thông qua API hoặc webhook — hai cách phổ biến để hai hệ thống "nói chuyện" được với nhau. Phần lớn phần mềm quản lý bán hàng phổ biến tại Việt Nam hiện nay đều có cung cấp một dạng kết nối nào đó, nhưng mức độ hỗ trợ, giới hạn số lượng chi nhánh hay tần suất gọi dữ liệu lại khác nhau tuỳ từng gói dịch vụ và từng nhà cung cấp, nên điều quan trọng nhất ở bước này là đọc kỹ tài liệu kỹ thuật chính thức hoặc hỏi trực tiếp bộ phận hỗ trợ trước khi cam kết bất kỳ điều gì với đội ngũ làm website. Việc kết nối ban đầu thường do đơn vị kỹ thuật thực hiện một lần, thiết lập đúng luồng lấy dữ liệu tồn kho, giá và trạng thái đơn hàng từ phần mềm POS sang website, sau đó bạn gần như không cần đụng vào phần kỹ thuật này nữa trong quá trình vận hành hàng ngày.
Nếu phần mềm bạn đang dùng chưa hỗ trợ kết nối trực tiếp hoặc giới hạn quá chặt, đừng vội đổi hẳn sang một phần mềm khác chỉ vì lý do này, vì việc chuyển đổi phần mềm quản lý bán hàng đang dùng ổn định có thể kéo theo nhiều xáo trộn vận hành hơn bạn tưởng. Thay vào đó, hãy trao đổi kỹ với cả bên cung cấp phần mềm POS lẫn đơn vị làm website để tìm phương án kết nối phù hợp nhất với đúng giới hạn kỹ thuật hiện có, dù đôi khi phương án đó chưa hoàn hảo bằng kết nối tức thời nhưng vẫn tốt hơn nhiều so với việc không kết nối gì cả.
Bước 2: Đồng bộ dữ liệu giữa các chi nhánh và website theo thời gian thực
Sau khi đã kết nối được, bước tiếp theo là thiết lập đồng bộ để mỗi khi có một đơn bán ra tại quầy hoặc trên website, số lượng tồn kho ở cả hai nơi đều được cập nhật gần như ngay lập tức, thay vì chờ đến cuối ngày mới đối chiếu lại. Đồng bộ đúng nghĩa không chỉ là tồn kho, mà còn nên bao gồm cả giá bán và các chương trình khuyến mãi đang áp dụng, để khách không gặp tình huống giá trên website và giá tại quầy chênh nhau khiến họ nghi ngờ về độ chuyên nghiệp của cửa hàng. Với những sản phẩm bán chạy, số lượng tồn thay đổi liên tục trong ngày, tần suất đồng bộ càng gần thời gian thực thì rủi ro sai lệch càng thấp, còn với những mặt hàng bán chậm hơn thì đồng bộ theo chu kỳ vài phút một lần thường vẫn đủ an toàn mà không gây áp lực quá lớn lên hệ thống.
Một tình huống bạn nên lường trước là khi cùng một sản phẩm chỉ còn đúng một chiếc mà lại có hai người đặt gần như cùng lúc, một người tại quầy và một người trên website. Cách xử lý phổ biến là tạm khoá số lượng ngay khi có một đơn đang được xử lý cho tới khi hoàn tất thanh toán, để tránh trường hợp cả hai đơn cùng được xác nhận thành công trong khi kho chỉ có một món hàng thật sự. Chi tiết kỹ thuật này nghe có vẻ nhỏ nhưng lại chính là thứ giúp bạn tránh được những tình huống dở khóc dở cười khiến cả nhân viên lẫn khách hàng đều bối rối.
Bước 3: Hiển thị đúng tồn kho theo từng chi nhánh ngay trên website
Khi dữ liệu đã đồng bộ ổn định, phần hiển thị trên website mới thật sự phát huy giá trị với khách hàng. Mỗi trang sản phẩm nên cho khách thấy rõ tình trạng còn hàng tại từng chi nhánh cụ thể, thay vì chỉ ghi chung chung "còn hàng" hoặc "hết hàng" cho toàn hệ thống, để khách biết chính xác nên ghé chi nhánh nào hoặc chọn nhận hàng ở đâu là nhanh nhất. Ngoài ra, website nên tự động cảnh báo khi một sản phẩm sắp hết ở một chi nhánh nào đó, giúp khách cân nhắc đặt trước giữ chỗ ngay thay vì chần chừ rồi tới nơi mới biết đã muộn.
Đặc biệt, một khi đã có dữ liệu tồn theo thời gian thực, bạn hoàn toàn có thể bật thêm tính năng đặt trước và giữ hàng tại chi nhánh mà không lo rủi ro nhận đơn vượt quá số lượng thực có, vì hệ thống đã tự động khoá đúng số lượng ngay khi khách bấm giữ chỗ. Đây chính là lúc mọi công sức kết nối và đồng bộ ở hai bước trước thật sự đơm hoa kết trái: khách tin tưởng đặt trước vì biết chắc thông tin trên website là thật, còn bạn thì giảm hẳn tình huống khách đến nơi rồi quay về tay không.
Ngoài ra, đừng bỏ qua quy trình xử lý khi hệ thống gặp sự cố
Ngoài ba bước chính ở trên, một hệ thống kết nối tốt vẫn nên có sẵn phương án dự phòng cho những lúc đường truyền chập chờn hoặc phần mềm POS tạm thời không phản hồi: thông báo sớm cho quản lý chi nhánh biết để chủ động xử lý thủ công tạm thời, quy định rõ ai là người kiểm tra lại dữ liệu sau khi hệ thống phục hồi, và một buổi đào tạo ngắn cho nhân viên tại quầy hiểu đúng cách thao tác để không vô tình làm lệch dữ liệu đang đồng bộ…
Đặc biệt, kiểm tra kỹ khả năng của phần mềm trước khi cam kết chuyển đổi
Đặc biệt, trước khi quyết định gắn bó lâu dài với một phương án kết nối cụ thể, bạn nên dành thời gian đọc kỹ tài liệu kỹ thuật chính thức của phần mềm quản lý bán hàng đang cân nhắc, vì mỗi phần mềm có giới hạn khác nhau về số lượng chi nhánh hỗ trợ, tần suất gọi dữ liệu tối đa hay chi phí phát sinh khi mở rộng kết nối. Tuy việc này đòi hỏi bạn hoặc đội ngũ kỹ thuật bỏ thêm chút thời gian tìm hiểu trước khi bắt tay triển khai, nhưng lại giúp bạn tránh được tình huống chọn sai phương án rồi phải làm lại từ đầu sau vài tháng vận hành không như kỳ vọng.
Trong quá trình triển khai kết nối website với phần mềm bán hàng cho nhiều cửa hàng có nhiều chi nhánh, chúng tôi nhận thấy phần lớn khó khăn không nằm ở việc chọn công nghệ nào, mà nằm ở việc thống nhất quy trình vận hành giữa các chi nhánh trước khi bật tính năng đồng bộ. Có một điều bạn nên nhớ: đừng vội bật đồng bộ toàn bộ chi nhánh cùng lúc, mà nên thử nghiệm ở một chi nhánh trước để phát hiện và xử lý hết các tình huống phát sinh, trước khi nhân rộng ra toàn hệ thống. Nếu bạn muốn hình dung toàn cảnh mô hình website bán lẻ nhiều chi nhánh trước khi đi sâu vào phần kỹ thuật này, bài Website cho cửa hàng bán lẻ: bán thêm ngoài kênh truyền thống sẽ giúp bạn có bức tranh tổng thể hơn, còn nếu bạn vẫn đang cân nhắc liệu có nên đầu tư website ngay lúc này hay chưa, bài Cửa hàng nhỏ có cần website khi đã bán trên sàn và Facebook sẽ giúp bạn cân nhắc đúng thời điểm phù hợp.
Còn gì bằng khi khách đặt trước trên website vào buổi sáng, ghé chi nhánh vào buổi chiều và nhận đúng món hàng như đã thấy trên màn hình, không một chút sai lệch nào, để rồi lần sau họ tiếp tục tin tưởng đặt trước mà không còn ngần ngại gọi điện hỏi lại cho chắc nữa, phải không nào? Nếu bạn muốn ôn lại toàn bộ quy trình xây dựng và vận hành một website bán hàng bài bản trước khi bắt tay vào phần kết nối kỹ thuật này, bài Website bán hàng: hướng dẫn xây dựng và vận hành hiệu quả là điểm khởi đầu phù hợp.
Nếu cửa hàng của bạn đang gặp đúng tình trạng tồn kho trên website lệch với thực tế tại quầy, đội ngũ dịch vụ thiết kế website bán hàng của BeelyWeb có thể khảo sát đúng phần mềm POS đang dùng trước khi đề xuất phương án kết nối phù hợp, đừng ngần ngại để lại thông tin tại trang Liên hệ đội ngũ BeelyWeb để được tư vấn đúng theo quy mô chi nhánh của bạn nhé.