Website công ty thương mại và phân phối: bán sỉ hiệu quả hơn

Đã bao nhiêu lần bạn nghe nhân viên kinh doanh vừa nghe điện thoại vừa gõ đơn hàng cho hàng chục đại lý cùng một lúc, để rồi cuối tháng đối soát công nợ mới phát hiện ra vài đơn bị ghi sai số lượng hoặc quên cộng chiết khấu? Nếu doanh nghiệp thương mại và phân phối của bạn đang lớn dần theo số lượng đại lý nhưng quy trình đặt hàng vẫn chạy hoàn toàn bằng điện thoại và Zalo, thì đã đến lúc nghĩ tới một website B2B đúng nghĩa thay vì chỉ dùng một trang giới thiệu công ty như trước giờ.

Vấn đề không nằm ở việc đội kinh doanh chưa đủ chăm chỉ, mà nằm ở chỗ kênh đặt hàng qua điện thoại và tin nhắn vốn dĩ không được sinh ra để xử lý khối lượng lớn đơn hàng lặp lại mỗi ngày. Đại lý đọc số lượng qua điện thoại dễ nghe nhầm, nhân viên chép lại dễ gõ sai, còn dữ liệu bán hàng lại nằm rải rác trong sổ tay hoặc file Excel riêng của từng người chứ không tập trung về một chỗ. Càng nhiều đại lý, sai số này càng nhân lên, và công việc đối soát công nợ cuối tháng cứ thế trở thành một cơn đau đầu lặp lại đều đặn.

Tin vui là bài toán này đã có lời giải quen thuộc trong mô hình thương mại B2B: một website cho phép đại lý tự đăng nhập, xem đúng bảng giá của cấp mình, tự đặt hàng và tự theo dõi đơn, còn nhân viên kinh doanh thì rảnh tay để chăm sóc quan hệ khách hàng thay vì ngồi nhập liệu cả ngày. Bài viết này sẽ giúp bạn hình dung rõ những thành phần cần có của một website như vậy, để khi làm việc với đơn vị thiết kế, bạn biết chính xác mình cần yêu cầu điều gì thay vì chỉ nói chung chung "làm một cái website bán sỉ" rồi nhận về một trang giới thiệu không giải quyết được gì.

Trước khi đi vào chi tiết từng phần, bạn có thể lướt nhanh qua bảng dưới đây để hình dung tổng thể tám thành phần này giải quyết đúng vấn đề gì và ai trong doanh nghiệp sẽ là người thở phào nhẹ nhõm nhất khi có nó.

1. Danh mục sản phẩm chỉ đại lý mới xem được

Khác với website bán lẻ, danh mục của website phân phối không nên mở công khai giá sỉ cho bất kỳ ai ghé qua, vì để lộ giá gốc ra ngoài có thể phá vỡ chính sách giá bạn đã dày công xây dựng với từng cấp đại lý. Cách làm phổ biến là để phần mô tả sản phẩm, hình ảnh và thông số kỹ thuật hiển thị công khai như một catalogue tra cứu, còn phần giá chỉ hiện ra sau khi đại lý đăng nhập đúng tài khoản của mình. Danh mục cũng nên tổ chức theo đúng cách đại lý của bạn tìm hàng trong thực tế, ví dụ theo ngành hàng, theo thương hiệu hoặc theo mã SKU nội bộ, thay vì rập khuôn cách sắp xếp của một website bán lẻ thông thường.

2. Tài khoản và phân cấp đại lý

Mỗi đại lý cần có một tài khoản riêng thay vì dùng chung một lối vào cho tất cả, và tài khoản đó nên gắn với đúng cấp bậc mà đại lý đang thuộc về, ví dụ cấp 1, cấp 2 hay theo khu vực địa lý tuỳ cách bạn đang quản lý mạng lưới. Việc phân cấp này không chỉ giúp hệ thống tự động hiển thị đúng giá và đúng ưu đãi mà còn giúp bạn gán từng đại lý cho đúng nhân viên kinh doanh phụ trách, để mối quan hệ chăm sóc con người vẫn được giữ nguyên chứ không biến mất chỉ vì có thêm một website. Nói cách khác, website không thay thế nhân viên kinh doanh mà giúp họ bớt việc nhập liệu để dồn thời gian vào việc tư vấn và giữ chân đại lý.

3. Bảng giá và chiết khấu theo từng cấp

Đây có lẽ là thành phần mang lại cảm giác nhẹ nhõm rõ rệt nhất cho cả hai phía. Đại lý đăng nhập vào là thấy ngay đúng mức giá của cấp mình mà không cần nhấc điện thoại hỏi lại, còn phần chiết khấu theo số lượng mua hay theo chương trình khuyến mãi riêng của từng nhóm cũng hiển thị sẵn ngay trên trang sản phẩm. Vì mọi mức giá đều được thiết lập trước theo đúng chính sách của doanh nghiệp, rủi ro báo nhầm giá do nhân viên nhớ sai hoặc do đại lý cố tình mặc cả qua tin nhắn gần như được loại bỏ hoàn toàn, giúp chính sách giá của bạn được áp dụng nhất quán cho mọi đại lý cùng cấp.

4. Đặt số lượng lớn và đặt lại đơn cũ

Giỏ hàng của một website phân phối cần được thiết kế khác hẳn giỏ hàng bán lẻ, bởi đại lý thường mua nhiều dòng sản phẩm với số lượng lớn trong cùng một lần đặt chứ không lướt từng sản phẩm rồi thêm vào giỏ như khách mua lẻ. Một bảng nhập số lượng theo từng dòng sản phẩm, cho phép gõ hoặc dán số liệu hàng loạt, sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc bấm từng nút thêm giỏ hàng. Không chỉ vậy, vì phần lớn đại lý có xu hướng đặt lại gần như nguyên vẹn đơn hàng của kỳ trước, tính năng "đặt lại đơn cũ" giúp họ chỉ cần chỉnh vài con số rồi xác nhận, thay vì phải lọc lại từ đầu toàn bộ danh mục mỗi lần cần hàng.

5. Theo dõi trạng thái đơn hàng theo thời gian thực

Một trong những nguồn cơn khiến điện thoại kinh doanh reo liên tục chính là câu hỏi quen thuộc "đơn của em tới đâu rồi anh chị ơi". Khi website hiển thị rõ đơn hàng đang ở giai đoạn nào, từ đã xác nhận, đang chuẩn bị hàng, đang giao cho tới đã giao thành công, đại lý có thể tự kiểm tra bất cứ lúc nào mà không cần làm phiền ai. Điều này đặc biệt có ý nghĩa với những đại lý ở xa hoặc quen đặt hàng vào buổi tối, bởi họ không còn phải chờ tới giờ hành chính hôm sau mới biết được tình trạng đơn của mình.

6. Quản lý công nợ và hạn mức tín dụng

Đối soát công nợ cuối tháng thường là công đoạn ngốn nhiều thời gian và dễ phát sinh tranh cãi nhất giữa doanh nghiệp phân phối và đại lý, đơn giản vì hai bên đang nhìn vào hai bảng số liệu khác nhau. Khi website hiển thị sẵn công nợ hiện tại, lịch sử thanh toán và hạn mức tín dụng còn lại ngay trong tài khoản của từng đại lý, cả hai phía luôn nhìn vào cùng một con số nên tranh cãi giảm hẳn. Hệ thống cũng có thể tự động tạm khoá việc đặt hàng mới nếu đại lý vượt quá hạn mức đã cấp, giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro nợ xấu ngay từ khâu đặt hàng thay vì phát hiện ra khi đã quá muộn.

7. Dữ liệu bán hàng tập trung cho quản lý

Khi mọi đơn hàng đều đi qua website thay vì nằm rải rác trong tin nhắn cá nhân của từng nhân viên, chủ doanh nghiệp bất ngờ có được một thứ quý giá mà trước đây phải chờ cả tháng mới tổng hợp xong: dữ liệu bán hàng tập trung theo thời gian thực. Bạn có thể nhìn thấy sản phẩm nào đang bán chạy ở khu vực nào, đại lý nào đang có dấu hiệu chậm lại để chủ động hỏi thăm, từ đó ra quyết định nhập hàng hay điều chỉnh chính sách chiết khấu dựa trên số liệu thật thay vì cảm tính của người báo cáo lại.

8. Đồng bộ với phần mềm quản lý đang dùng

Website B2B chỉ thực sự phát huy hết giá trị khi nó không đứng riêng lẻ mà kết nối được với phần mềm quản lý bán hàng hoặc quản lý kho mà doanh nghiệp bạn đang dùng hằng ngày, để tồn kho và giá luôn khớp nhau ở cả hai nơi mà không ai phải nhập tay hai lần. Nếu bỏ qua bước này, rất dễ xảy ra tình huống website vẫn cho đặt một sản phẩm đã hết hàng trong kho thực tế, khiến đại lý đặt xong rồi mới nhận tin báo huỷ đơn, một trải nghiệm không ai muốn lặp lại lần thứ hai. Phần việc này liên quan trực tiếp tới cách hai hệ thống trao đổi dữ liệu, được phân tích kỹ hơn trong bài Đồng bộ website với phần mềm kho và ERP: cần chuẩn bị những gì.

Nên bắt đầu từ thành phần nào trước

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần làm đủ cả tám thành phần ngay từ ngày đầu, và cố nhồi tất cả vào một lần triển khai thường khiến dự án kéo dài, tốn kém mà đại lý cũng chưa kịp quen với cách dùng mới. Cách làm thực tế hơn là ưu tiên theo đúng chỗ đang đau nhất: nếu vấn đề lớn nhất hiện tại là sai số lượng khi ghi đơn qua điện thoại, hãy bắt đầu từ danh mục nội bộ, phân cấp đại lý và đặt hàng nhanh trước tiên. Nếu vấn đề nhức nhối hơn là đối soát công nợ cuối tháng, hãy ưu tiên làm công nợ và hạn mức tín dụng sớm, còn phần đồng bộ phần mềm quản lý có thể để ở giai đoạn hai khi đặt hàng đã ổn định.

Câu hỏi thường gặp

Chọn đúng điểm bắt đầu theo quy mô đại lý của bạn

Nếu doanh nghiệp bạn có dưới vài chục đại lý, một website B2B tối giản với danh mục nội bộ, phân cấp giá và đặt hàng nhanh đã đủ giảm hẳn sai sót so với đặt hàng qua điện thoại. Còn nếu con số đó đã lên tới hàng trăm đại lý trải dài nhiều khu vực, bạn nên tính đến đầy đủ cả tám thành phần ngay từ đầu, đặc biệt là phần công nợ và đồng bộ dữ liệu, vì càng để lâu thì chi phí sửa chữa hậu quả của việc đặt hàng thủ công càng lớn hơn nhiều so với chi phí đầu tư ban đầu. Dù bạn đang ở quy mô nào, việc nhìn thấy trước bức tranh đầy đủ này cũng giúp bạn trao đổi với đơn vị thiết kế rõ ràng hơn hẳn, tránh tình trạng làm xong mới phát hiện thiếu đúng phần quan trọng nhất.

Ngoài ngành thương mại và phân phối, mỗi lĩnh vực kinh doanh khác cũng có những yêu cầu riêng cần cân nhắc trước khi thiết kế website, bạn có thể xem thêm trong bài Website theo ngành: mỗi lĩnh vực cần gì ở một website hiệu quả để có cái nhìn tổng quan hơn, hoặc bài Cổng đặt hàng cho đại lý: website B2B của nhà phân phối nếu bạn đã sẵn sàng đi sâu vào cách triển khai cổng đặt hàng cụ thể.