Cổng đặt hàng cho đại lý: website B2B của nhà phân phối

Đại lý nhắn tin đặt hàng lúc mười một giờ đêm, còn nhân viên kinh doanh của bạn thì đã tắt điện thoại đi ngủ từ lâu, để rồi sáng hôm sau mới lục lại tin nhắn và nhập đơn trong lúc còn hàng chục việc khác đang chờ, đúng không nào? Một cổng đặt hàng B2B đúng nghĩa sẽ giúp đại lý tự đặt được ngay lúc họ cần, còn đơn hàng thì tự chảy thẳng vào hệ thống mà không ai phải thức khuya canh tin nhắn hộ ai cả.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ các phân hệ cần có trong một cổng đặt hàng B2B và cách chuyển đại lý từ thói quen nhắn tin quen thuộc sang đặt hàng trên website một cách êm ái, không gây xáo trộn quá lớn cho những đại lý đã quen làm việc theo kiểu cũ. Nếu doanh nghiệp bạn chưa hình dung website B2B nên có những thành phần nào, bạn có thể đọc trước bài Website công ty thương mại và phân phối: bán sỉ hiệu quả hơn để có bức tranh tổng thể trước khi đi vào phần triển khai cụ thể dưới đây.

Càng nhiều đại lý, kênh nhắn tin càng dễ vỡ trận vào đúng những thời điểm quan trọng nhất, ví dụ ngày cận Tết khi ai cũng gấp rút đặt hàng cùng lúc, hoặc lúc có chương trình khuyến mãi khiến số lượng tin nhắn tăng vọt trong vài giờ. Một cổng đặt hàng chạy trên website không bị giới hạn bởi việc có bao nhiêu nhân viên đang trực điện thoại, vì hệ thống có thể tiếp nhận hàng trăm đơn cùng lúc mà không ai bị bỏ sót, đúng lúc doanh nghiệp cần sự ổn định đó nhất.

Cần chuẩn bị gì trước khi bắt tay vào làm cổng đặt hàng

Trước khi đơn vị thiết kế bắt đầu dựng cổng đặt hàng, doanh nghiệp bạn nên chuẩn bị sẵn một số dữ liệu và quyết định nội bộ để quá trình triển khai không bị đứt quãng giữa chừng vì thiếu thông tin.

• Danh sách đầy đủ các cấp đại lý hiện có và mức giá, chiết khấu áp dụng cho từng cấp.
• Danh mục sản phẩm cùng mã SKU thống nhất, tránh tình trạng mỗi nơi gọi một tên khác nhau cho cùng một mặt hàng.
• Thông tin phần mềm quản lý bán hàng hoặc kho đang dùng, để xác định trước phạm vi cần đồng bộ dữ liệu.
• Danh sách các nhóm đại lý theo mức độ thành thạo công nghệ, để biết nên ưu tiên đơn giản hoá phần nào của luồng đặt hàng trước.

Các bước xây dựng cổng đặt hàng cho đại lý

1. 1

   Dựng phân hệ đăng nhập và phân quyền theo cấp đại lý

   Mỗi đại lý cần một tài khoản riêng, gắn với đúng cấp bậc và khu vực để hệ thống tự hiển thị đúng giá, đúng chương trình khuyến mãi mà không cần ai can thiệp thủ công. Ở bước này nên quyết định luôn ai là người cấp tài khoản mới cho đại lý, thường là nhân viên kinh doanh phụ trách khu vực đó, để việc mở tài khoản không bị dồn hết về một đầu mối duy nhất.

2. 2

   Xây dựng luồng đặt hàng theo đúng thói quen mua lặp lại

   Vì đại lý thường mua đi mua lại gần như cùng một danh mục mỗi kỳ, luồng đặt hàng nên có sẵn tính năng đặt lại đơn cũ và bảng nhập số lượng hàng loạt theo từng dòng sản phẩm, thay vì bắt đại lý phải tìm và thêm từng sản phẩm một như một khách mua lẻ thông thường. Luồng càng ít bước bấm, tỷ lệ đại lý chịu chuyển từ nhắn tin sang website càng cao.

3. 3

   Kết nối đơn hàng thẳng vào phần mềm quản lý bán hàng

   Đơn đặt trên website cần được đẩy tự động vào phần mềm quản lý bán hàng hoặc kho mà đội vận hành đang dùng hằng ngày, để nhân viên kinh doanh không phải mở thêm một hệ thống riêng rồi chép tay đơn sang phần mềm chính. Đây chính là bước loại bỏ hoàn toàn công đoạn nhập lại đơn hàng đã gây tốn hàng giờ mỗi ngày trước đây.

4. 4

   Chạy song song với kênh nhắn tin trong giai đoạn chuyển đổi

   Đừng cắt kênh Zalo hay điện thoại ngay khi website vừa ra mắt, vì một số đại lý cần thời gian làm quen với thao tác mới. Cách làm êm ái hơn là để cả hai kênh chạy song song trong vài tuần đầu, đồng thời chủ động hướng dẫn từng đại lý cách đặt hàng trên website ngay khi họ gọi điện hoặc nhắn tin như thường lệ.

5. 5

   Theo dõi tỷ lệ chuyển đổi và xử lý các ca đặc biệt

   Sau khi ra mắt, hãy theo dõi tỷ lệ đại lý đã chuyển hẳn sang đặt hàng trên website so với số vẫn còn nhắn tin, để biết nhóm nào cần được hỗ trợ thêm. Đồng thời cần có quy trình rõ ràng cho các ca đặc biệt như đơn gấp ngoài giờ hay đơn hàng có điều khoản riêng, để những trường hợp này vẫn được xử lý nhanh mà không phá vỡ luồng chuẩn của hệ thống.

6. 6

   Bố trí kênh hỗ trợ nhanh cho đại lý mới làm quen

   Trong vài tuần đầu ra mắt, chắc chắn sẽ có đại lý gặp lúng túng khi thao tác lần đầu, ví dụ không tìm thấy sản phẩm quen thuộc hoặc không rõ vì sao đơn chưa được xác nhận. Một kênh hỗ trợ riêng, phản hồi nhanh trong giờ hành chính, giúp những trục trặc nhỏ này được giải quyết ngay tại chỗ thay vì khiến đại lý nản lòng rồi quay lại nhắn tin như cũ chỉ vì một lần trải nghiệm không suôn sẻ.

Bảng kiểm tra trước khi chính thức ra mắt cổng đặt hàng

Câu hỏi thường gặp

Một khi cổng đặt hàng chạy ổn định, bạn sẽ thấy rõ sự khác biệt: nhân viên kinh doanh không còn phải thức khuya canh tin nhắn, đơn hàng ít sai số lượng hơn hẳn, còn đại lý thì được chủ động đặt hàng theo đúng thời điểm họ cần chứ không phải chờ tới giờ hành chính. Nếu doanh nghiệp bạn còn đang bán thêm cho khách lẻ song song với đại lý, bài Website bán hàng: hướng dẫn xây dựng và vận hành hiệu quả sẽ giúp bạn hình dung thêm phần dành cho khách hàng cuối, tách bạch với cổng đặt hàng B2B vừa mô tả ở trên.