Chi phí làm website khách sạn: bỏ ra bao nhiêu là hợp lý
Bạn đang cầm trên tay ba bốn bản báo giá làm website khách sạn với mức chênh lệch có khi gấp ba gấp bốn lần nhau, và tự hỏi không biết đơn vị nào đang báo giá đúng, đơn vị nào đang thổi phồng, hay liệu cái rẻ nhất có đang thiếu mất phần nào quan trọng không, đúng không nào? Đây là tình huống rất thường gặp khi chủ khách sạn bắt đầu lập ngân sách cho website, vì mỗi đơn vị thiết kế lại gộp các hạng mục theo cách khác nhau, khiến việc so sánh táo với táo gần như bất khả thi nếu không hiểu rõ từng khoản chi phí thật sự nằm ở đâu.
Vậy nên, thay vì chỉ nhìn vào con số tổng cuối bản báo giá, cách tiếp cận đúng hơn là bóc tách chi phí website khách sạn thành từng hạng mục cụ thể, hiểu rõ khoản nào là bắt buộc, khoản nào tuỳ chọn theo quy mô, rồi từ đó thử tính luôn điểm hoà vốn dựa trên số đêm phòng đặt trực tiếp để biết chính xác khoản đầu tư này bao lâu thì bắt đầu sinh lời.
Vì sao báo giá website khách sạn lại chênh lệch nhiều đến vậy
Phần lớn sự chênh lệch giữa các bản báo giá không đến từ việc đơn vị này "chặt chém" còn đơn vị kia "tử tế", mà đến từ việc mỗi bên đưa vào phạm vi công việc khác nhau ngay từ đầu. Có báo giá chỉ tính phần thiết kế và lập trình cơ bản, chưa gồm booking engine hay chi phí chụp ảnh, trong khi báo giá khác đã gộp sẵn toàn bộ hạng mục cần thiết để website vận hành trơn tru ngay khi ra mắt. Nếu không tách rõ từng khoản, chủ khách sạn rất dễ chọn nhầm bản giá rẻ vì tưởng đã đủ, rồi phát sinh thêm hàng loạt chi phí lẻ tẻ khiến tổng chi phí cuối cùng còn cao hơn cả bản báo giá "đắt" ban đầu.
Những hạng mục chi phí chính khi làm website khách sạn
Để so sánh đúng, cần hiểu rõ một website khách sạn đầy đủ chức năng thường bao gồm những hạng mục chi phí sau đây:
- Thiết kế giao diện và lập trình website: phần khung sườn của website gồm trang chủ, trang loại phòng, trang tiện ích, trang liên hệ và các trang nội dung khác, được thiết kế riêng theo hình ảnh thương hiệu của khách sạn thay vì dùng mẫu có sẵn trôi nổi
- Booking engine và tích hợp channel manager: khối chức năng cho phép khách xem phòng trống và đặt trực tiếp trên website, có thể là chi phí một lần, chi phí thuê bao hàng năm hoặc kết hợp cả hai tuỳ nhóm giải pháp lựa chọn
- Chụp ảnh và sản xuất nội dung: ảnh thật của phòng, khu vực chung, bữa sáng và tiện ích xung quanh, cùng nội dung mô tả trải nghiệm — đây là hạng mục nhiều khách sạn bỏ qua ban đầu nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ khách tin tưởng đặt phòng
- Tên miền và hosting: chi phí duy trì hàng năm để website luôn truy cập được, mức phí thường không lớn nhưng cần tính vào chi phí vận hành dài hạn chứ không chỉ chi phí ban đầu
- Bảo trì và cập nhật sau bàn giao: chi phí giữ website vận hành ổn định, cập nhật giá phòng theo mùa, xử lý sự cố kỹ thuật và sao lưu định kỳ để tránh mất dữ liệu
Không phải khách sạn nào cũng cần đầu tư ở mức cao nhất cho tất cả các hạng mục cùng lúc, nhưng hiểu rõ từng khoản giúp bạn biết chính xác mình đang trả tiền cho cái gì, thay vì chỉ nhìn vào một con số tổng mập mờ không rõ cấu thành từ đâu. Biết rõ mới an tâm chi tiền.
Thiết kế và lập trình — phần chi phí phụ thuộc nhiều vào độ phức tạp
Đây thường là hạng mục chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí, và mức giá có thể chênh lệch khá xa tuỳ vào số lượng trang, mức độ tuỳ chỉnh thiết kế và việc có cần xây riêng các tính năng đặc thù hay không. Một website chỉ cần trình bày thông tin cơ bản cho khách sạn quy mô nhỏ sẽ có chi phí thấp hơn nhiều so với một website cần tích hợp nhiều loại phòng, nhiều ngôn ngữ và các dịch vụ cộng thêm cho khách sạn quy mô lớn hơn. Chính vì vậy, khi so sánh báo giá, hãy hỏi rõ đơn vị thiết kế phạm vi công việc gồm bao nhiêu trang, có bao gồm phiên bản tiếng Anh hay không, và website có được thiết kế riêng theo đặc trưng khách sạn của bạn hay chỉ là một mẫu có sẵn chỉnh sửa lại đôi chút.
Booking engine — hạng mục dễ bị đánh giá thấp chi phí vận hành lâu dài
Nhiều bản báo giá chỉ nêu chi phí tích hợp booking engine ban đầu mà không nói rõ chi phí duy trì hàng năm hoặc phí giao dịch phát sinh theo doanh số về sau, khiến khách sạn bất ngờ khi nhận hoá đơn năm thứ hai cao hơn hẳn dự tính ban đầu. Nếu bạn chưa nắm rõ có những nhóm giải pháp booking engine nào, mức phí khác nhau ra sao và nên chọn nhóm nào phù hợp với quy mô khách sạn của mình, bài Booking engine cho khách sạn: đặt phòng thẳng trên website đã so sánh rất cụ thể theo từng tiêu chí để bạn đối chiếu trước khi chốt hạng mục này trong ngân sách.
Ảnh và nội dung — khoản chi nhỏ nhưng ảnh hưởng lớn đến tỷ lệ đặt phòng
So với chi phí thiết kế và booking engine, khoản chi cho chụp ảnh và viết nội dung thường nhỏ hơn nhiều lần, nhưng lại là yếu tố quyết định khách có tin tưởng đặt phòng trực tiếp hay quay lại đặt qua OTA cho chắc ăn. Ảnh tự chụp bằng điện thoại thiếu ánh sáng sẽ khó lòng thuyết phục khách bằng ảnh chuyên nghiệp đúng góc, đúng ánh sáng, dù cả hai website có mức đầu tư thiết kế tương đương nhau. Vậy nên, đừng cắt giảm hạng mục này chỉ vì nó chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng ngân sách, vì chính khoản nhỏ này giúp tạo ra sự khác biệt lớn về tỷ lệ chuyển đổi. Bỏ ít, lời nhiều.
Cách tính điểm hoà vốn dựa trên số đêm phòng đặt trực tiếp
Sau khi đã hình dung được các hạng mục chi phí, câu hỏi tiếp theo mà hầu hết chủ khách sạn quan tâm là bao lâu thì khoản đầu tư này hoàn vốn. Cách tính đơn giản nhất là lấy tổng chi phí đầu tư ban đầu cộng với chi phí vận hành năm đầu, sau đó chia cho số tiền hoa hồng OTA tiết kiệm được trên mỗi đêm phòng chuyển từ đặt qua OTA sang đặt trực tiếp — với mức hoa hồng OTA phổ biến từ 15 đến 25% giá phòng mỗi đêm, đây chính là phần "lời" thật sự mà khách sạn giữ lại được nhờ có kênh đặt trực tiếp.
Ví dụ, nếu tổng chi phí đầu tư và vận hành năm đầu rơi vào một mức nhất định, và mỗi đêm phòng chuyển từ OTA sang đặt trực tiếp giúp khách sạn giữ lại thêm một khoản tương đương phần hoa hồng đáng lẽ đã mất, thì chỉ cần nhân số đêm phòng đặt trực tiếp dự kiến mỗi tháng với khoản tiết kiệm đó là ước lượng được thời gian hoà vốn. Khách sạn có lượng khách quay lại đông, sẵn sàng đặt thẳng khi được nhắc đúng lúc, thường hoà vốn nhanh hơn nhiều so với khách sạn phần lớn đón khách mới lần đầu chỉ biết đến qua OTA.
Đặc biệt, điểm hoà vốn không phải là con số cố định áp dụng chung cho mọi khách sạn, mà phụ thuộc trực tiếp vào việc website có thật sự thuyết phục được khách chuyển thói quen đặt phòng hay không — website đầu tư đúng cách với ảnh thật, giá minh bạch và luồng đặt phòng nhanh gọn giúp hoà vốn nhanh hơn hẳn một website chỉ có cho có, dù hai bên bỏ ra cùng một số tiền ban đầu.
Ngoài ra, đừng quên vài khoản chi phí dễ bị bỏ sót
Ngoài các hạng mục chính đã nêu, có vài khoản chi phí nhỏ nhưng dễ bị bỏ sót khi lập ngân sách ban đầu: chứng chỉ bảo mật để website hiển thị an toàn khi khách nhập thông tin thanh toán, phí cổng thanh toán trực tuyến tính theo phần trăm giao dịch, chi phí dịch thuật nếu khách sạn cần thêm ngôn ngữ ngoài tiếng Việt và tiếng Anh, và chi phí cập nhật hình ảnh định kỳ khi khách sạn có cải tạo hoặc thêm dịch vụ mới…
Những khoản này riêng lẻ không lớn, nhưng nếu không dự trù trước, chúng dễ khiến ngân sách thực tế vượt hơn hẳn con số ban đầu đã duyệt, gây khó xử khi cần xin thêm ngân sách giữa chừng dự án.
Nên chọn mức đầu tư nào cho đúng quy mô khách sạn
Với khách sạn quy mô nhỏ mới bắt đầu xây kênh đặt phòng trực tiếp, mức đầu tư hợp lý nên tập trung vào thiết kế cơ bản chỉn chu, ảnh thật chất lượng tốt và một booking engine ở mức vừa phải, thay vì dồn hết ngân sách vào các tính năng nâng cao chưa thật sự cần thiết. Với khách sạn quy mô vừa và lớn đã có lượng khách ổn định, đầu tư đầy đủ hơn cho booking engine đồng bộ channel manager, đa ngôn ngữ và nội dung phong phú thường mang lại hiệu quả rõ rệt hơn, vì lượng giao dịch đủ lớn để phần chi phí thêm nhanh chóng được bù lại bằng khoản hoa hồng OTA tiết kiệm được.
Tuy mức đầu tư cao hơn thường đi kèm nhiều tính năng và trải nghiệm tốt hơn cho khách, nhưng điều đó không có nghĩa khách sạn nhỏ cứ phải chọn gói đắt nhất mới hiệu quả — quan trọng nhất vẫn là chọn đúng phạm vi công việc phù hợp với quy mô và tệp khách thật sự của mình, tránh cả hai thái cực đầu tư thiếu lẫn đầu tư thừa.
Cách đọc một bản báo giá website khách sạn cho đúng
Khi nhận báo giá, thay vì chỉ so sánh con số tổng cuối cùng, hãy yêu cầu bóc tách rõ từng hạng mục theo đúng danh sách đã nêu ở trên, đối chiếu xem báo giá có bao gồm booking engine hay chưa, có tính phí chụp ảnh riêng hay không, và chi phí vận hành hàng năm sau bàn giao là bao nhiêu. Nếu bạn muốn tham khảo thêm cách đọc bảng giá thiết kế website nói chung để nhận biết đâu là mức giá hợp lý trên thị trường, bài Chi phí thiết kế website: bảng giá thực tế và cách tính đúng đã trình bày rất chi tiết để bạn đối chiếu thêm.
Còn nếu bạn chưa hình dung rõ một website khách sạn đầy đủ chức năng cần có những gì trước khi yêu cầu báo giá, bài Website khách sạn: đặt phòng trực tiếp, bớt lệ thuộc OTA sẽ giúp bạn biết chính xác nên yêu cầu đơn vị thiết kế những hạng mục nào ngay từ đầu.
Hiểu rõ từng hạng mục chi phí và biết cách tính điểm hoà vốn giúp bạn không còn phải đoán mò khi cầm trên tay các bản báo giá chênh lệch nhau, mà tự tin chọn đúng mức đầu tư phù hợp với quy mô khách sạn của mình, để mỗi đồng bỏ ra đều hướng đến đúng mục tiêu giữ lại phần hoa hồng đang mất cho OTA, phải không nào? Nếu bạn muốn nhận báo giá cụ thể theo đúng quy mô và ngân sách của khách sạn mình, hãy để lại thông tin tại Bảng giá thiết kế website của BeelyWeb hoặc liên hệ trực tiếp tại Liên hệ BeelyWeb để được tư vấn cụ thể nhé.