Booking engine cho khách sạn: đặt phòng thẳng trên website

Bạn đã quyết định làm website riêng để khách đặt phòng trực tiếp thay vì tiếp tục è cổ trả hoa hồng cho OTA, nhưng đến khi bắt tay vào tìm công cụ đặt phòng — thường gọi là booking engine — thì lại rối vì có quá nhiều lựa chọn, từ một biểu mẫu liên hệ đơn giản cho đến những hệ thống đồng bộ phức tạp với giá thuê bao không hề rẻ, đúng không nào? Đây là bước dễ khiến nhiều chủ khách sạn chọn sai ngay từ đầu, vì hoặc chọn giải pháp quá sơ sài khiến website chẳng khác gì trang giới thiệu, hoặc chọn gói quá đắt so với công suất phòng thực tế của khách sạn mình.

Nếu bạn đã đọc qua bài Website khách sạn: đặt phòng trực tiếp, bớt lệ thuộc OTA và hiểu vì sao cần một kênh đặt phòng riêng, thì đây chính là bài tiếp theo giúp bạn nhìn rõ từng nhóm giải pháp booking engine đang có trên thị trường, so sánh theo đúng những tiêu chí quan trọng nhất: mô hình tính phí, khả năng đồng bộ với channel manager và mức độ phức tạp khi tích hợp vào website hiện có, để chọn đúng ngay lần đầu thay vì phải đổi đi đổi lại sau này.

Ba nhóm giải pháp đặt phòng phổ biến cho khách sạn vừa và nhỏ

Trước khi so sánh chi tiết, cần hình dung rõ có ba nhóm giải pháp chính mà khách sạn thường cân nhắc, xếp theo mức độ đầu tư tăng dần: biểu mẫu đặt phòng thủ công tích hợp sẵn trên website, plugin booking engine cắm trực tiếp vào nền tảng quản trị nội dung đang dùng, và booking engine chuyên dụng độc lập có khả năng đồng bộ đầy đủ với các kênh OTA đang bán. Mỗi nhóm phù hợp với một giai đoạn phát triển khác nhau của khách sạn, và việc hiểu rõ điểm mạnh — điểm yếu của từng nhóm sẽ giúp bạn tránh được cả hai kịch bản đáng tiếc: đầu tư thiếu và đầu tư thừa.

Nhóm một: biểu mẫu đặt phòng thủ công

Đây là hình thức đơn giản nhất, thường chỉ là một biểu mẫu để khách điền ngày nhận — trả phòng, loại phòng mong muốn và thông tin liên hệ, sau đó lễ tân hoặc nhân sự phụ trách gọi điện hoặc nhắn tin xác nhận lại tình trạng phòng trống. Về chi phí, đây gần như là lựa chọn rẻ nhất vì không phát sinh phí thuê bao cho bên thứ ba, chỉ tốn công thiết kế biểu mẫu ban đầu, nhưng đổi lại nhóm này gần như không có khả năng đồng bộ channel manager, vì mọi thông tin phòng trống đều phải kiểm tra thủ công, dẫn đến rủi ro rất thật là nhận trùng hai đặt phòng cho cùng một phòng cùng một đêm nếu khách sạn đang bán song song trên nhiều kênh OTA. Về độ phức tạp tích hợp, đây là mức dễ nhất vì hầu như nền tảng website nào cũng dựng được một biểu mẫu tương tự trong thời gian ngắn.

Nhóm giải pháp này chỉ thật sự phù hợp với khách sạn quy mô rất nhỏ, dưới khoảng mười phòng, lượng đặt phòng trực tuyến còn ít và nhân sự có đủ thời gian theo dõi thủ công. Tuy chi phí thấp là điểm cộng rõ ràng, nhưng rủi ro overbooking và trải nghiệm chờ xác nhận chậm hơn OTA lại là cái giá phải trả, nên đừng dừng lại ở lựa chọn này quá lâu khi lượng khách bắt đầu tăng. Rẻ trước mắt, tốn về sau.

Nhóm hai: plugin booking engine tích hợp vào website

Nhóm này là các plugin hoặc module đặt phòng được cài thêm vào nền tảng quản trị nội dung website đang dùng, cho khách xem lịch phòng trống theo thời gian thực ngay trên trang và hoàn tất thanh toán trực tuyến mà không cần rời khỏi website. Về chi phí, nhóm này thường có mức phí thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm ở mức vừa phải, đôi khi thu thêm một khoản phí nhỏ theo phần trăm giao dịch, nên khách sạn cần tính đúng mức phí này khi so sánh với hoa hồng OTA để biết mình thật sự tiết kiệm được bao nhiêu. Về khả năng đồng bộ channel manager, phần lớn plugin ở tầm trung đã hỗ trợ kết nối với một số channel manager phổ biến dù phạm vi có thể hẹp hơn nhóm chuyên dụng, nên khách sạn cần kiểm tra kỹ xem plugin có đồng bộ đúng với channel manager mình đang dùng hay không. Về độ phức tạp tích hợp, nhóm này cần website đã xây trên nền tảng phù hợp và cần người có chuyên môn cấu hình đúng ngay từ đầu, tránh tình trạng lịch phòng hiển thị sai lệch.

Đây là lựa chọn cân bằng nhất cho phần lớn khách sạn quy mô vừa, từ khoảng mười lăm đến sáu mươi phòng, khi lượng đặt trực tuyến đã đủ nhiều để cần tự động hoá nhưng ngân sách vẫn cần kiểm soát chặt chẽ. Không chỉ giúp giảm đáng kể thời gian xác nhận thủ công, nhóm này còn giúp khách có trải nghiệm đặt phòng gần tương đương với đặt trên OTA, chỉ khác là mọi thứ diễn ra ngay trên website của khách sạn. Vừa quen vừa lợi.

Nhóm ba: booking engine chuyên dụng độc lập

Đây là các hệ thống được xây dựng chuyên biệt cho ngành lưu trú, thường đi kèm luôn với channel manager riêng hoặc kết nối rất sâu với nhiều channel manager khác nhau, cho phép đồng bộ tình trạng phòng, giá và số lượng phòng trống theo thời gian thực giữa website và toàn bộ các kênh OTA đang bán cùng lúc. Về chi phí, đây là nhóm có mức đầu tư cao nhất, thường tính theo gói thuê bao hàng tháng dựa trên số lượng phòng hoặc thu thêm phần trăm nhỏ trên mỗi giao dịch, nên khách sạn cần đối chiếu kỹ với số lượng đặt phòng trực tiếp dự kiến để đảm bảo khoản đầu tư thật sự sinh lời. Về khả năng đồng bộ channel manager, đây chính là điểm mạnh nhất của nhóm này, giúp gần như loại bỏ hoàn toàn rủi ro overbooking dù khách sạn bán trên nhiều kênh cùng lúc. Về độ phức tạp tích hợp, nhóm này cần thời gian thiết lập lâu hơn và cần đơn vị triển khai có kinh nghiệm, nhưng đổi lại khách sạn có được một hệ thống vận hành ổn định lâu dài mà không cần can thiệp thủ công thường xuyên.

Nhóm này phù hợp nhất với khách sạn từ khoảng sáu mươi phòng trở lên, hoặc chuỗi nhiều chi nhánh cần quản lý tập trung, khi khối lượng giao dịch đủ lớn để phần chi phí thuê bao trở nên nhỏ so với tổng doanh thu đặt trực tiếp mang lại. Đặc biệt, với khách sạn từng gặp sự cố overbooking gây mất uy tín, khoản đầu tư này gần như luôn xứng đáng, vì cái giá phải trả cho một lần nhận trùng phòng vào đúng mùa cao điểm thường lớn hơn nhiều lần so với chi phí thuê bao cả năm.

Chọn nhóm nào cho đúng quy mô khách sạn của bạn

Không có một câu trả lời chung cho mọi khách sạn, vì lựa chọn đúng luôn phụ thuộc vào ba yếu tố cùng lúc: số lượng phòng hiện có, khách sạn có đang bán song song trên nhiều kênh OTA hay không, và ngân sách sẵn sàng dành cho hạng mục này mỗi tháng. Khách sạn quy mô rất nhỏ có thể tạm dùng biểu mẫu thủ công trong giai đoạn đầu để tiết kiệm chi phí, nhưng nên xem đây là bước đệm chứ không phải điểm dừng lâu dài.

Với khách sạn quy mô vừa đã có lượng đặt trực tuyến ổn định, plugin booking engine tích hợp thường là điểm khởi đầu hợp lý nhất vì cân bằng được chi phí và hiệu quả. Còn với khách sạn quy mô lớn hoặc chuỗi nhiều chi nhánh, đầu tư ngay từ đầu vào booking engine chuyên dụng có channel manager mạnh sẽ giúp tránh rất nhiều rắc rối vận hành về sau, dù chi phí ban đầu cao hơn.

Những câu hỏi cần hỏi rõ nhà cung cấp trước khi chọn

Dù nghiêng về nhóm giải pháp nào, có một số câu hỏi quan trọng nên hỏi rõ nhà cung cấp trước khi đặt bút ký hợp đồng, để tránh phát sinh chi phí ngoài dự tính sau này:

Mô hình tính phí cụ thể là thuê bao cố định, phần trăm theo giao dịch, hay kết hợp cả hai, và mức phí này có thay đổi khi số lượng phòng hoặc số giao dịch tăng lên hay không
Hệ thống có đồng bộ được với đúng channel manager và các kênh OTA mà khách sạn đang bán hay không, hay chỉ hỗ trợ một số nền tảng nhất định
Thời gian đồng bộ tình trạng phòng giữa các kênh là tức thời hay có độ trễ, vì độ trễ dài dễ dẫn đến rủi ro overbooking vào đúng mùa cao điểm
Chi phí và thời gian cần thiết để chuyển đổi sang giải pháp khác trong tương lai nếu khách sạn phát triển vượt quy mô hiện tại

Hỏi rõ những điều này ngay từ đầu giúp khách sạn tránh được tình trạng đóng phí đều đặn mỗi tháng nhưng hệ thống lại không đáp ứng đúng nhu cầu thực tế.

Đặc biệt, đừng chọn booking engine trước khi biết rõ website của mình cần gì

Đặc biệt, một sai lầm khá phổ biến là chọn booking engine trước, rồi mới tính đến việc website tổng thể sẽ trình bày thông tin phòng, chính sách giá và hình ảnh ra sao — trong khi thứ tự đúng nên ngược lại, vì booking engine dù mạnh đến đâu cũng chỉ là khối chức năng cuối cùng trong hành trình đặt phòng, còn quyết định khách có ở lại đủ lâu để chạm đến bước đặt phòng hay không lại nằm ở cách trình bày loại phòng, ảnh thật và chính sách giá ngay từ những trang đầu tiên.

Vậy nên, việc chọn đúng booking engine cần đi cùng với việc dựng đúng cấu trúc website tổng thể ngay từ đầu, để hai phần này khớp nhau mượt mà thay vì phải chắp vá sau này. Nếu bạn muốn xem lại toàn bộ những yếu tố một website khách sạn cần có để thật sự trở thành kênh đặt phòng trực tiếp hiệu quả, bài Website khách sạn: đặt phòng trực tiếp, bớt lệ thuộc OTA đã trình bày đầy đủ các khối chức năng cần thiết, còn nếu bạn quan tâm đến quy trình làm website doanh nghiệp nói chung để hiểu các giai đoạn triển khai, bài Thiết kế website doanh nghiệp: hướng dẫn toàn diện từ A đến Z sẽ cho bạn cái nhìn tổng thể hơn.

Ngoài ra, đừng quên tính luôn chi phí vận hành lâu dài

Ngoài chi phí ban đầu để tích hợp booking engine, khách sạn cũng cần tính đến chi phí duy trì hàng năm cho gói thuê bao, phí giao dịch phát sinh theo doanh số, và chi phí nâng cấp gói khi số lượng phòng hay giao dịch tăng lên. Nhiều khách sạn khi mới bắt đầu chỉ nhìn vào mức phí tháng đầu mà quên chi phí này sẽ tăng dần theo quy mô, dẫn đến ngân sách bị lệch khá xa so với thực tế sau một hai năm vận hành…

Nếu bạn muốn có bức tranh đầy đủ về toàn bộ chi phí làm website khách sạn, không chỉ riêng phần booking engine mà còn cả thiết kế, nội dung, hình ảnh và vận hành hàng năm, kèm theo cách tính điểm hoà vốn dựa trên số đêm phòng đặt trực tiếp, bài Chi phí làm website khách sạn: bỏ ra bao nhiêu là hợp lý đã bóc tách rất chi tiết để bạn đối chiếu trước khi quyết định đầu tư.

Chọn đúng booking engine ngay từ đầu giúp khách sạn tránh được cả việc trả tiền cho những tính năng chưa dùng đến lẫn việc phải đổi hệ thống giữa chừng khi khách bắt đầu đông lên, và đó chính là nền tảng để mỗi đồng chi phí bỏ ra thật sự sinh lời chứ không chỉ nằm đó cho có, phải không nào? Nếu bạn vẫn còn phân vân nên chọn nhóm giải pháp nào cho đúng quy mô và ngân sách khách sạn của mình, hãy để lại thông tin tại Liên hệ BeelyWeb để được tư vấn cụ thể theo đúng tình huống thực tế của khách sạn bạn nhé.