Báo giá cước vận chuyển online: tính năng đáng đầu tư nhất

Điện thoại công ty vận tải của bạn có bao giờ reo liên tục suốt buổi sáng chỉ để hỏi đúng một câu "cước đi tuyến này bao nhiêu" chưa, trong khi nhân viên phải dừng hết việc đang làm để lục bảng giá, tính tay rồi gọi lại cho khách? Đây là tình huống quen thuộc ở rất nhiều công ty vận tải quy mô nhỏ và vừa, và cũng chính là lý do khiến không ít đơn hàng lặng lẽ rơi vào tay nhà xe khác trả lời nhanh hơn dù giá không hề rẻ hơn.

Bài viết này sẽ giúp bạn nhìn thấy vì sao một công cụ báo giá tự động trên website lại giải quyết đúng gốc rễ vấn đề chậm phản hồi, cùng những yếu tố cần đưa vào công thức tính cước và thời điểm nên chỉ hiện khoảng giá tham khảo thay vì một con số chốt cứng, để bạn triển khai đúng ngay từ đầu mà không phải sửa đi sửa lại nhé.

Câu chuyện quen thuộc ở nhiều công ty vận tải nhỏ và vừa

Hãy hình dung một đội xe vận tải nội địa tầm trung, chủ yếu chạy hàng ghép và hàng lẻ giữa các tỉnh, nơi mỗi ngày có hàng chục lượt khách nhắn tin hoặc gọi điện hỏi giá trước khi quyết định đặt xe. Người phụ trách kinh doanh phải vừa nghe điện thoại vừa mở bảng tính Excel để tra cước theo tuyến, cân đối trọng lượng và thể tích hàng, rồi nhắn lại cho khách sau vài phút hoặc thậm chí vài giờ nếu đang bận xử lý đơn khác. Với những khách đang cần gấp hoặc đã hỏi song song vài nhà xe cùng lúc, khoảng thời gian chờ đó đủ để họ chốt đơn ở nơi khác, và công ty mất một khách hàng mà thậm chí còn chưa kịp biết mình vừa mất.

Vấn đề ở đây không nằm ở việc nhân viên làm việc chậm, mà nằm ở chỗ toàn bộ quy trình báo giá đang phụ thuộc hoàn toàn vào con người xử lý thủ công cho một câu hỏi lặp đi lặp lại hàng chục lần mỗi ngày. Nếu bạn muốn nhìn toàn cảnh những chức năng một website vận tải nên có ngoài phần báo giá, bài Website công ty logistics và vận tải: cần những gì để ra đơn sẽ giúp bạn có cái nhìn đầy đủ hơn trước khi bắt tay vào phần công cụ tính cước riêng.

Vì sao công cụ báo giá tự động giải quyết đúng gốc vấn đề chậm phản hồi

Một công cụ tính cước ngay trên website giúp khách tự nhập tuyến đường, trọng lượng và loại hàng để nhận ngay một mức giá tham khảo, không cần chờ nhân viên rảnh tay mới được trả lời. Điều này đặc biệt có giá trị với nhóm khách hàng cá nhân và doanh nghiệp nhỏ gửi hàng lẻ, vì họ thường so sánh giá giữa vài nhà xe cùng lúc và sẽ nghiêng về bên phản hồi nhanh nhất chứ chưa chắc đã là bên rẻ nhất. Công cụ này không thay thế hoàn toàn đội kinh doanh, mà giúp lọc trước những khách đã có ý định đặt hàng thật sự, để nhân viên chỉ cần tập trung chốt đơn và xử lý các trường hợp đặc biệt thay vì trả lời lặp lại cùng một câu hỏi cước phí mỗi ngày. Vừa nhanh vừa nhẹ gánh cho cả hai bên.

Những yếu tố cần đưa vào công thức tính cước cho đúng thực tế

Một công thức tính cước đáng tin không chỉ dựa vào khoảng cách giữa hai điểm, mà còn cần tính đến cả trọng lượng thực tế lẫn khối lượng quy đổi của hàng hoá, vì với nhiều loại hàng cồng kềnh nhưng nhẹ cân, chi phí vận chuyển thường tính theo thể tích quy đổi sẽ hợp lý hơn nhiều so với chỉ tính theo cân nặng. Ngoài hai yếu tố cốt lõi này, công thức còn nên tính thêm loại hình vận chuyển như hàng ghép hay hàng nguyên chuyến, loại hàng có cần bảo quản đặc biệt hay không, và một vài phụ phí cố định như phí bốc xếp hay phí giao tận nơi ở khu vực xa trung tâm. Càng đưa đủ các yếu tố này vào công thức ngay từ đầu, kết quả báo giá tự động càng sát với con số thực tế mà nhân viên vẫn thường tính tay, giúp khách tin tưởng hơn vào con số hiển thị trên màn hình thay vì nghĩ đó chỉ là giá tượng trưng.

Khi nào chỉ nên hiện khoảng giá thay vì một con số chốt cứng

Với những tuyến đường và loại hàng phổ biến, đã có đủ dữ liệu lịch sử để tính chính xác, việc hiển thị một con số cụ thể ngay trên website hoàn toàn khả thi và giúp khách yên tâm chốt đơn nhanh hơn. Nhưng với những trường hợp đặc biệt như hàng cần đóng gói riêng, tuyến đường ít chạy, hoặc thời điểm giá nhiên liệu đang biến động mạnh, việc chỉ hiện một khoảng giá tham khảo kèm dòng ghi chú "giá chính xác sẽ được nhân viên xác nhận lại" lại là lựa chọn an toàn hơn nhiều. Tuy hiển thị khoảng giá nghe có vẻ kém chắc chắn hơn một con số cố định, nhưng cách làm này lại giúp công ty tránh được tình huống cam kết một mức giá rồi phải giải thích lý do đổi giá với khách ngay khi xe đến lấy hàng, điều dễ khiến khách mất thiện cảm hơn nhiều so với việc thấy khoảng giá ngay từ đầu. Thà chậm một chút còn hơn mất khách vì sai lời hứa.

Đặc biệt, đừng để công cụ tính cước thay thế hoàn toàn vai trò của nhân viên tư vấn

Đặc biệt, dù công cụ báo giá tự động có tiện lợi đến đâu, nó vẫn nên đóng vai trò gợi ý ban đầu chứ không phải lời cam kết cuối cùng thay cho con người, vì có những tình huống thực tế như hàng dễ vỡ, hàng cần xe chuyên dụng hay đơn hàng số lượng lớn cần đàm phán giá riêng mà một công thức tính sẵn không thể bao quát hết được. Cách làm hợp lý là để công cụ hiện ngay mức giá tham khảo kèm nút liên hệ trực tiếp với nhân viên tư vấn ngay bên cạnh, vừa giúp khách có con số để cân nhắc ngay lập tức, vừa giữ lại cánh cửa để nhân viên can thiệp khi đơn hàng có yếu tố đặc biệt cần xử lý riêng.

Tích hợp công cụ tính cước vào hệ thống hiện có sao cho gọn nhẹ

Nếu công ty đã có sẵn hệ thống quản lý vận tải nội bộ lưu bảng giá theo tuyến, việc kết nối dữ liệu giá từ hệ thống đó sang công cụ trên website sẽ giúp tránh tình trạng phải cập nhật giá ở hai nơi cùng lúc, vốn rất dễ dẫn đến sai lệch khi nhân viên quên đồng bộ. Còn với những công ty chưa có hệ thống nội bộ bài bản, hoàn toàn có thể bắt đầu với một bảng giá cơ bản theo tuyến phổ biến nhất trước, rồi mở rộng dần công thức tính khi đã quen với việc vận hành công cụ này trên website, không nhất thiết phải làm hoàn chỉnh mọi tuyến ngay từ ngày đầu.

Ngoài ra, vài chi tiết nhỏ giúp công cụ báo giá đáng tin hơn trong mắt khách

Ngoài công thức tính đúng, cách trình bày kết quả báo giá cũng ảnh hưởng không nhỏ tới việc khách có tin và chốt đơn ngay hay không: hiển thị rõ những khoản nào đã bao gồm trong giá và khoản nào phát sinh thêm, ghi rõ thời gian báo giá còn hiệu lực trong bao lâu, và luôn để sẵn một nút gọi điện hoặc chat ngay cạnh kết quả giá cho những khách còn muốn hỏi thêm trước khi đặt xe…

Quay lại câu chuyện đội xe vận tải nội địa lúc đầu bài, sau khi có công cụ báo giá tự động trên website, lượng cuộc gọi chỉ để hỏi giá giảm hẳn, nhân viên kinh doanh có nhiều thời gian hơn để chăm sóc những khách hàng đang thật sự cân nhắc đặt xe, còn những khách chỉ tham khảo giá cũng tự tìm được câu trả lời mà không cần làm phiền tổng đài. Nếu bạn muốn khách hàng còn có thể tự theo dõi hành trình đơn hàng sau khi đã chốt giá, bài Tra cứu vận đơn trên website: cách triển khai cho công ty vận tải sẽ giúp bạn hoàn thiện nốt mảnh ghép còn lại, còn nếu bạn đang băn khoăn về khoản đầu tư cho toàn bộ website kèm công cụ tính cước này, bài Chi phí thiết kế website: bảng giá thực tế và cách tính đúng sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn về mức chi phí hợp lý.

Nếu công ty của bạn cũng đang gặp đúng tình huống điện thoại reo liên tục để hỏi cước mà không kịp trả lời hết, đừng để tình trạng này kéo dài thêm nữa nhé, hãy liên hệ đội ngũ BeelyWeb để được tư vấn cách xây dựng công cụ báo giá phù hợp với đúng tuyến đường và loại hàng công ty bạn đang vận chuyển.