Tra cứu vận đơn trên website: cách triển khai cho công ty vận tải

Bạn muốn giảm bớt số cuộc gọi hỏi "hàng em tới đâu rồi" nhưng chưa biết nên bắt đầu triển khai tra cứu vận đơn trên website từ đâu, đúng không nào? Tin vui là bạn không cần phải có một hệ thống công nghệ phức tạp ngay từ đầu — có nhiều mức độ triển khai khác nhau phù hợp với từng quy mô công ty vận tải.

Nhiều công ty vận tải nghĩ rằng tra cứu vận đơn là tính năng chỉ các công ty lớn với hệ thống phần mềm riêng mới làm được, nên bỏ qua luôn ý tưởng này dù đây là thứ khách hàng hỏi nhiều nhất mỗi ngày. Bài viết này sẽ so sánh ba cách triển khai phổ biến để bạn chọn đúng phương án phù hợp với dữ liệu và ngân sách hiện có.

Cách 1: Nhập tay trạng thái đơn hàng lên hệ thống quản trị website

Đây là cách đơn giản và nhanh nhất để bắt đầu: nhân viên nhập trạng thái đơn hàng (đang lấy hàng, đang vận chuyển, đã giao) trực tiếp vào hệ thống quản trị nội dung của website, khách chỉ cần nhập mã vận đơn để xem trạng thái mới nhất. Cách này phù hợp với công ty có lượng đơn vừa phải và chưa có phần mềm quản lý vận tải riêng, chi phí triển khai thấp nhưng đòi hỏi kỷ luật cập nhật thủ công đều đặn từ đội vận hành.

Cách 2: Đồng bộ định kỳ từ file Excel hoặc phần mềm nội bộ

Nếu công ty đã có file Excel hoặc phần mềm quản lý đơn hàng riêng, có thể thiết lập một quy trình xuất file định kỳ (mỗi giờ hoặc vài lần mỗi ngày) rồi tự động nhập dữ liệu đó lên website. Cách này giảm bớt công sức nhập tay so với cách 1, nhưng vẫn có độ trễ nhất định giữa lúc trạng thái thực tế thay đổi và lúc website cập nhật, phù hợp với công ty muốn tự động hoá một phần mà chưa sẵn sàng đầu tư kết nối trực tiếp.

Cách 3: Kết nối API trực tiếp với phần mềm quản lý vận tải

Đây là phương án cho trải nghiệm tốt nhất: website gọi trực tiếp vào hệ thống quản lý vận tải qua API để lấy trạng thái mới nhất theo thời gian thực, không có độ trễ và không cần thao tác thủ công nào. Điều kiện để áp dụng là phần mềm quản lý vận tải đang dùng phải hỗ trợ API mở, và cần đội kỹ thuật có kinh nghiệm để triển khai kết nối này một cách ổn định.

Vậy nên chọn cách nào cho công ty của bạn

Lượng đơn ít, chưa có phần mềm quản lý riêng → bắt đầu với Cách 1, chi phí thấp, dễ triển khai ngay.
Đã có phần mềm quản lý nhưng chưa có API, hoặc ngân sách còn hạn chế → Cách 2 là bước đệm hợp lý trước khi đầu tư kết nối trực tiếp.
Lượng đơn lớn, đã có phần mềm hỗ trợ API, ưu tiên trải nghiệm khách hàng tốt nhất → Cách 3 mang lại giá trị lâu dài dù chi phí ban đầu cao hơn.

Đặc biệt, đừng cam kết tính năng real-time nếu dữ liệu nền chưa sẵn sàng

Đặc biệt, một sai lầm phổ biến là quảng cáo tính năng "tra cứu vận đơn theo thời gian thực" trong khi thực tế vẫn đang cập nhật thủ công theo Cách 1, khiến khách hàng thất vọng khi thấy trạng thái không khớp thực tế. Không chỉ ảnh hưởng tới trải nghiệm lần đó, việc này còn khiến khách mất niềm tin vào toàn bộ hệ thống tra cứu về sau, kể cả khi công ty đã nâng cấp lên phương án tự động hoá thật sự.

Ngoài ra, luôn có phương án dự phòng khi tra cứu không tìm thấy kết quả

Ngoài việc chọn đúng cách triển khai, cần thiết kế sẵn thông báo rõ ràng khi khách nhập sai mã vận đơn hoặc đơn chưa được cập nhật vào hệ thống, kèm theo số điện thoại hoặc kênh liên hệ nhanh để họ không bị bế tắc khi tra cứu không ra kết quả.

Chọn đúng phương án triển khai tra cứu vận đơn phù hợp với hiện trạng dữ liệu của công ty sẽ giúp bạn giảm tải cho tổng đài mà không hứa hẹn quá những gì hệ thống thực sự đáp ứng được. Nếu bạn muốn xem lại toàn cảnh những chức năng khác mà một website logistics cần có, có thể tham khảo thêm bài Website công ty logistics và vận tải: cần những gì để ra đơn, hoặc bài Thiết kế website doanh nghiệp: hướng dẫn toàn diện từ A đến Z để nắm quy trình làm website nói chung.

Nếu bạn đang cân nhắc phương án nào phù hợp nhất với hệ thống hiện có của công ty mình, đừng ngần ngại để lại thông tin tại trang Liên hệ BeelyWeb để được tư vấn cụ thể nhé.