Tự động hoá quy trình nhân sự: onboarding và chấm công
Nếu mỗi lần công ty tuyển thêm người, bộ phận hành chính nhân sự lại phải nhắn tin nhắc IT tạo tài khoản, nhắc kế toán chuẩn bị hợp đồng, nhắc quản lý trực tiếp chuẩn bị bàn làm việc, thì rất dễ xảy ra tình trạng nhân sự mới đến ngày đầu tiên mà vẫn chưa có email công ty hay chưa biết đăng nhập phần mềm nào. Bài này hướng dẫn bạn dựng một luồng tự động kích hoạt ngay từ khi có bản ghi tuyển dụng mới: tạo tài khoản, giao checklist onboarding cho từng phòng ban liên quan, nhắc việc đúng hạn và tổng hợp dữ liệu chấm công cuối tháng, giúp nhân sự mới có trải nghiệm ngày đầu suôn sẻ mà hành chính nhân sự không phải nhớ và nhắc từng đầu việc bằng tay.
Vì sao onboarding thủ công dễ bỏ sót việc
Quy trình nhận việc cho một nhân sự mới thường liên quan đến nhiều phòng ban khác nhau cùng lúc: IT cần tạo tài khoản email và cấp quyền phần mềm, kế toán cần chuẩn bị hợp đồng và hồ sơ bảo hiểm, quản lý trực tiếp cần chuẩn bị chỗ ngồi và lịch đào tạo, còn hành chính cần chuẩn bị thẻ nhân viên và đồng phục nếu có. Khi những đầu việc này chỉ được điều phối bằng tin nhắn nhắc nhở qua lại giữa các phòng, rất dễ xảy ra tình trạng một đầu việc bị quên hẳn vì không ai chịu trách nhiệm theo dõi tổng thể, và người chịu thiệt cuối cùng chính là nhân sự mới phải ngồi chờ tài khoản hoặc thiết bị trong những ngày đầu đi làm.
Tuy quy trình này có vẻ chỉ xảy ra vài lần mỗi tháng nên nhiều công ty nghĩ chưa cần tự động hoá vội, nhưng chi phí cơ hội của một trải nghiệm onboarding lộn xộn lại lớn hơn tưởng tượng. Nhân sự mới đánh giá rất nhiều về văn hoá công ty ngay trong tuần đầu tiên, và một quy trình chuẩn bị chu đáo, đúng hẹn giúp họ cảm thấy được đón nhận nghiêm túc thay vì cảm giác công ty còn lộn xộn ngay từ những ngày đầu.
Cần chuẩn bị gì trước khi bắt đầu
- Một bảng dữ liệu tuyển dụng ghi rõ ngày nhận việc, phòng ban, chức danh và người quản lý trực tiếp của mỗi nhân sự mới, làm nơi kích hoạt luồng.
- Danh sách checklist onboarding chuẩn cho từng phòng ban (IT, kế toán, quản lý trực tiếp), đã thống nhất trước với các bên liên quan.
- Kênh nhắc việc nội bộ (nhóm chat công ty hoặc email) để luồng gửi checklist và nhắc hạn tới đúng người phụ trách từng đầu việc.
- Nếu muốn tự động hoá luôn phần chấm công, cần xác nhận phần mềm chấm công đang dùng có hỗ trợ xuất dữ liệu hoặc kết nối API hay không.
Các bước dựng luồng onboarding tự động
-
1
Kích hoạt khi có bản ghi tuyển dụng mới
Ngay khi hành chính nhân sự thêm một dòng mới vào bảng tuyển dụng với đầy đủ thông tin ngày nhận việc và phòng ban, luồng tự động bắt đầu chạy mà không cần ai bấm nút khởi động thủ công.
-
2
Tạo yêu cầu tài khoản gửi tới IT
Gửi tự động một yêu cầu tạo tài khoản email và cấp quyền phần mềm cần thiết tới đúng nhóm IT phụ trách, kèm thời hạn hoàn thành trước ngày nhận việc để có đủ thời gian xử lý.
-
3
Giao checklist riêng cho từng phòng ban liên quan
Gửi đúng phần checklist của mỗi phòng (kế toán chuẩn bị hợp đồng và bảo hiểm, quản lý trực tiếp chuẩn bị chỗ ngồi và lịch đào tạo tuần đầu, hành chính chuẩn bị thẻ nhân viên) tới đúng người phụ trách, tránh gửi một danh sách chung chung không ai biết phần nào của mình.
-
4
Nhắc việc tự động nếu gần hạn mà chưa hoàn thành
Kiểm tra định kỳ (ví dụ mỗi ngày một lần) xem đầu việc nào còn chưa được đánh dấu hoàn thành khi gần tới ngày nhận việc, rồi gửi nhắc riêng tới đúng người phụ trách đầu việc đó thay vì để hành chính phải tự nhớ đi hỏi từng người.
-
5
Gửi thư chào mừng và tài liệu định hướng cho nhân sự mới
Một hoặc hai ngày trước ngày nhận việc, tự động gửi email chào mừng kèm tài liệu giới thiệu công ty, sơ đồ tổ chức và lịch tuần đầu tiên, giúp nhân sự mới cảm thấy được chuẩn bị chu đáo trước khi chính thức đi làm.
Mẹo nhỏ
Nên thêm một bước xác nhận cuối cùng vào đúng sáng ngày nhận việc, gửi tóm tắt nhanh tới quản lý trực tiếp xem tất cả đầu việc chuẩn bị đã hoàn tất chưa. Đây là lớp kiểm tra cuối để đảm bảo nếu có đầu việc nào lỡ bị bỏ sót, vẫn còn thời gian xử lý gấp trước khi nhân sự mới bước vào công ty.
Tự động tổng hợp dữ liệu chấm công cuối tháng
Bên cạnh onboarding, một việc lặp lại đều đặn hàng tháng khiến hành chính nhân sự tốn không ít thời gian là tổng hợp dữ liệu chấm công từ máy chấm công hoặc ứng dụng di động, đối chiếu với ngày nghỉ phép đã duyệt, rồi tổng hợp thành bảng công cuối cùng gửi cho kế toán tính lương. Nếu phần mềm chấm công đang dùng hỗ trợ xuất dữ liệu hoặc kết nối API, bạn hoàn toàn có thể dựng thêm một luồng chạy vào một ngày cố định mỗi tháng (ví dụ ngày 26) để tự động lấy dữ liệu chấm công thô, trừ đi các ngày nghỉ phép đã duyệt trong hệ thống, tính ra số công thực tế của từng người rồi xuất thành bảng gửi kế toán.
Luồng này giúp hành chính nhân sự khỏi phải ngồi đối chiếu tay từng dòng chấm công với đơn xin nghỉ phép, một công việc vừa tốn thời gian vừa dễ tính nhầm nếu có nhiều đơn nghỉ phép xen kẽ trong tháng. Tuy nhiên, luồng này chỉ nên đóng vai trò tổng hợp dữ liệu thô, còn bước duyệt cuối cùng trước khi tính lương vẫn nên có người kiểm tra lại để xử lý các trường hợp đặc biệt như đi công tác, làm bù hoặc chấm công lỗi do quên bấm máy.
Lưu ý bảo mật dữ liệu nhân sự khi tự động hoá
Dữ liệu nhân sự (thông tin cá nhân, lương, chấm công) là loại dữ liệu nhạy cảm cần được bảo vệ cẩn thận, đặc biệt từ khi Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân của Việt Nam chính thức có hiệu lực, quy định rõ hơn về quyền của người lao động đối với dữ liệu cá nhân của họ cũng như trách nhiệm của doanh nghiệp khi thu thập và xử lý dữ liệu đó. Khi dựng luồng automation chạm vào dữ liệu này, bạn nên áp dụng nguyên tắc chỉ cấp quyền truy cập cho đúng những tài khoản thật sự cần thiết, mã hoá các khoá kết nối API thay vì lưu ở nơi dễ bị lộ, và ghi log lại mọi lần luồng truy cập vào dữ liệu nhân sự để có thể tra soát khi cần. Chi tiết đầy đủ hơn về cách thiết lập quyền, quản lý khoá API và nhật ký truy cập cho mọi luồng automation, không riêng luồng nhân sự, được trình bày ở bài bảo mật dữ liệu khi tự động hoá.
Lỗi thường gặp khi mới dựng luồng
| Lỗi thường gặp | Hậu quả | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Checklist chung chung, không rõ ai phụ trách phần nào | Các phòng đùn đẩy, không ai chủ động làm | Tách checklist theo từng phòng ban, gửi đúng người phụ trách kèm hạn cụ thể |
| Không có bước xác nhận cuối trước ngày nhận việc | Phát hiện thiếu sót quá muộn, không kịp xử lý | Thêm bước tổng hợp tình trạng gửi quản lý trực tiếp một ngày trước khi nhận việc |
| Tự động tính lương thẳng từ dữ liệu chấm công thô | Sai lương vì bỏ sót trường hợp đặc biệt | Chỉ tự động tổng hợp dữ liệu, giữ bước người duyệt trước khi tính lương chính thức |
Câu hỏi thường gặp
Công ty nhỏ, mỗi tháng chỉ tuyển một hai người thì có cần luồng này không?
Vẫn nên có, vì giá trị của luồng này không nằm ở số lượng mà ở việc đảm bảo trải nghiệm onboarding không phụ thuộc vào trí nhớ của một cá nhân. Ngay cả công ty nhỏ tuyển ít người cũng dễ gặp tình huống người phụ trách bận việc khác mà quên mất một đầu việc chuẩn bị.
Có cần phần mềm nhân sự chuyên dụng mới dựng được luồng này không?
Không bắt buộc. Bạn hoàn toàn có thể bắt đầu chỉ với một bảng tính dùng chung và một nền tảng automation kết nối vào bảng đó, sau này nếu công ty phát triển thêm mới cần cân nhắc chuyển sang phần mềm nhân sự chuyên dụng có API mạnh hơn.
Luồng chấm công có thay thế được hoàn toàn việc của kế toán tính lương không?
Không, luồng này chỉ nên đảm nhận phần tổng hợp và đối chiếu dữ liệu thô, còn việc tính lương thực tế nên vẫn qua tay kế toán để xử lý đúng những trường hợp đặc biệt và kiểm tra lại trước khi chi trả, tránh giao trọn quy trình nhạy cảm này hoàn toàn cho máy.
Sau khi luồng onboarding và chấm công đã chạy ổn định, bạn có thể tiếp tục mở rộng automation sang các quy trình vận hành khác của công ty, ví dụ như báo cáo vận hành hàng ngày tự động gửi vào 8 giờ sáng để cấp quản lý luôn có số liệu mới nhất mà không cần yêu cầu ai tổng hợp thủ công. Đây cũng là một phần trong bức tranh lớn hơn về tự động hoá vận hành và bán hàng online mà doanh nghiệp nên xây dựng dần theo từng giai đoạn.
Nếu bạn muốn có một luồng onboarding chuyên nghiệp nhưng chưa có ai trong công ty rành automation để tự dựng, đội ngũ BeelyWeb sẵn sàng khảo sát quy trình nhân sự hiện tại và thiết kế luồng phù hợp với đúng cơ cấu phòng ban của công ty bạn, tìm hiểu thêm tại dịch vụ AI automation của chúng tôi nhé. Đăng ký tư vấn miễn phí ngay hôm nay.