Thuê đội ngũ phát triển website: nội bộ, agency hay freelancer

Website của doanh nghiệp đã qua giai đoạn ra mắt và giờ cần người phụ trách lâu dài để cập nhật, sửa lỗi và phát triển thêm tính năng mới, nhưng bạn vẫn đang phân vân không biết nên tuyển hẳn một lập trình viên về làm nội bộ, thuê một agency chuyên nghiệp, hay chỉ cần tìm một freelancer làm theo từng đầu việc, đúng không nào?

Đây là câu hỏi mà rất nhiều doanh nghiệp gặp phải ngay sau khi website đi vào vận hành ổn định, vì nhu cầu công việc lúc này thường không còn dồn dập như giai đoạn xây dựng ban đầu mà chuyển sang dạng rải rác, lúc nhiều lúc ít. Không ít doanh nghiệp vì nôn nóng muốn chủ động hoàn toàn nên tuyển ngay một lập trình viên nội bộ cho một dự án vốn chỉ cần trong ngắn hạn, để rồi vài tháng sau khi khối lượng công việc giảm xuống, họ nhận ra mình đang trả lương đều đặn cho một vị trí gần như không có việc để làm, mà cho nghỉ thì tiếc công đào tạo, giữ lại thì lãng phí ngân sách.

Đừng lo, vì mỗi mô hình nhân sự trong ba lựa chọn này đều có điểm mạnh riêng phù hợp với từng bối cảnh cụ thể của doanh nghiệp, và một khi bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa chúng theo đúng các tiêu chí quan trọng nhất, việc chọn lựa sẽ bớt rối hơn rất nhiều. Bài viết này sẽ giúp bạn so sánh ba mô hình đội ngũ phát triển website phổ biến nhất theo chi phí, tốc độ triển khai, chất lượng đầu ra, mức độ rủi ro nhân sự và độ phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

Đội ngũ nội bộ, lựa chọn cho ai cần chủ động và gắn bó lâu dài

Xây dựng đội lập trình nội bộ giúp doanh nghiệp chủ động hoàn toàn về mặt thời gian, vì nhân sự luôn sẵn sàng xử lý công việc phát sinh ngay khi cần mà không phải chờ lịch của bên ngoài, đồng thời họ cũng hiểu sâu sát về sản phẩm, khách hàng và văn hoá doanh nghiệp hơn hẳn so với người làm bên ngoài chỉ tiếp xúc trong thời gian ngắn. Tuy nhiên, chi phí duy trì đội nội bộ không chỉ dừng ở lương hằng tháng, mà còn kéo theo hàng loạt chi phí ẩn khác như bảo hiểm, đào tạo, thiết bị làm việc và cả thời gian quản lý của cấp trên, nên mô hình này chỉ thật sự hiệu quả khi khối lượng công việc phát triển đủ lớn và ổn định để nuôi được cả một vị trí toàn thời gian.

Chính vì lý do đó, đội ngũ nội bộ phù hợp nhất với những doanh nghiệp có hệ thống website hoặc phần mềm phức tạp, cần cập nhật và mở rộng liên tục trong thời gian dài, chứ không thích hợp cho những dự án chỉ cần triển khai một lần rồi ít biến động về sau.

Agency chuyên nghiệp, lựa chọn cho ai cần quy trình bài bản và ít rủi ro

Thuê một agency chuyên về phát triển website giúp doanh nghiệp tiếp cận được cả một đội ngũ đa dạng kỹ năng cùng lúc, từ lập trình, thiết kế, kiểm thử cho đến quản lý dự án, mà không phải tự mình tuyển dụng và quản lý từng vị trí riêng lẻ. Agency thường có quy trình làm việc đã được chuẩn hoá qua nhiều dự án trước đó, nên rủi ro về tiến độ hay chất lượng thường thấp hơn so với việc giao cho một cá nhân đơn lẻ, và khi có sự cố phát sinh, doanh nghiệp cũng có cả một tổ chức đứng sau chịu trách nhiệm thay vì chỉ trông chờ vào một người duy nhất.

Đổi lại, chi phí thuê agency thường cao hơn thuê freelancer cho cùng một đầu việc, vì bạn đang trả cho cả bộ máy vận hành phía sau chứ không chỉ trả cho công sức viết mã đơn thuần. Nếu bạn đang cân nhắc thuê agency và muốn hiểu rõ mức chi phí hợp lý cho từng loại dự án trước khi đàm phán, bài Chi phí thiết kế website: bảng giá thực tế và cách tính đúng sẽ giúp bạn có con số tham chiếu đáng tin cậy hơn khi trao đổi báo giá.

Freelancer, lựa chọn cho ai cần linh hoạt và tiết kiệm cho việc nhỏ gọn

Với những đầu việc nhỏ, gọn và không quá phức tạp về nghiệp vụ, thuê freelancer thường là lựa chọn giúp tiết kiệm chi phí đáng kể so với hai mô hình còn lại, vì bạn chỉ trả tiền đúng cho phần việc cần làm mà không phải gánh thêm chi phí vận hành của cả một tổ chức. Freelancer cũng thường linh hoạt về thời gian làm việc và dễ trao đổi trực tiếp, phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ chưa có ngân sách lớn cho phát triển website nhưng vẫn cần vài tính năng cụ thể được hoàn thiện nhanh chóng.

Tuy vậy, rủi ro lớn nhất khi làm việc với freelancer nằm ở tính ổn định lâu dài, vì một cá nhân đơn lẻ có thể bận việc khác, thay đổi kế hoạch cá nhân hoặc đơn giản là ngừng liên lạc giữa chừng, khiến doanh nghiệp rơi vào thế bị động nếu dự án đang dở dang. Ngoài ra, chất lượng đầu ra của freelancer cũng dao động khá nhiều tuỳ vào tay nghề và kinh nghiệm từng người, nên nếu chọn nhầm người, doanh nghiệp có thể phải trả thêm chi phí để người khác sửa lại từ đầu, tốn kém hơn cả việc thuê agency ngay từ lúc đầu.

Nhìn nhận đúng về chi phí thực tế giữa ba mô hình

Nếu chỉ nhìn vào con số trả cho mỗi giờ làm việc hay mỗi tháng lương, freelancer thường có vẻ rẻ nhất, agency ở mức trung bình, còn đội nội bộ lại có vẻ tốn kém nhất vì cộng dồn đủ loại chi phí đi kèm. Thế nhưng cách nhìn này chưa phản ánh đúng bức tranh toàn cảnh, vì chi phí thật sự cần so sánh không chỉ dừng ở khoản trả trực tiếp, mà còn phải tính thêm thời gian quản lý, chi phí sửa chữa nếu chất lượng không đạt, và cả chi phí cơ hội nếu dự án bị trễ tiến độ so với kế hoạch kinh doanh ban đầu.

Một freelancer giá rẻ nhưng làm sai yêu cầu ngay từ đầu có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian và tiền bạc hơn cả việc thuê agency ngay từ lúc đầu, trong khi một đội nội bộ tưởng chừng tốn kém lại có thể là khoản đầu tư hời nếu khối lượng công việc đủ lớn để khai thác hết năng suất của họ trong nhiều năm liền. Vì vậy, thay vì chỉ so sánh con số trả trước mắt, bạn nên đặt câu hỏi về tổng chi phí thực tế cho cả một giai đoạn kinh doanh, từ đó mới chọn được mô hình giúp tối ưu ngân sách dài hạn thay vì chỉ tiết kiệm được một khoản nhỏ trong ngắn hạn.

Những rủi ro nhân sự cần lường trước ở từng mô hình

Bên cạnh chi phí, mỗi mô hình còn đi kèm một dạng rủi ro nhân sự riêng mà doanh nghiệp cần chuẩn bị phương án ứng phó. Với đội nội bộ, rủi ro lớn nhất là nhân sự chủ chốt nghỉ việc giữa chừng, khiến toàn bộ kiến thức về hệ thống có thể ra đi cùng người đó nếu doanh nghiệp không có thói quen yêu cầu ghi chép tài liệu kỹ thuật đầy đủ trong suốt quá trình làm việc. Với agency, rủi ro thường nằm ở việc đơn vị đó thay đổi nhân sự phụ trách dự án của bạn giữa chừng, khiến người mới cần thời gian làm quen lại từ đầu dù hợp đồng vẫn đứng tên công ty cũ.

Còn với freelancer, ngoài rủi ro về tính ổn định đã nhắc ở trên, doanh nghiệp còn cần lưu ý thêm khả năng thiếu người dự phòng khi có sự cố khẩn cấp ngoài giờ hành chính, vì một cá nhân đơn lẻ khó có thể túc trực xử lý sự cố mọi lúc như một tổ chức có nhiều nhân sự thay phiên nhau. Hiểu rõ từng loại rủi ro này ngay từ đầu giúp doanh nghiệp chủ động xây dựng phương án dự phòng, thay vì bị động xử lý khi sự cố đã xảy ra rồi mới cuống cuồng tìm người thay thế.

Vậy nên chọn mô hình nào cho đúng giai đoạn của doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp đang ở giai đoạn khởi đầu với ngân sách hạn chế và chỉ cần vài tính năng nhỏ được hoàn thiện nhanh, freelancer là lựa chọn hợp lý để tiết kiệm chi phí ban đầu. Khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn cần một dự án quy mô lớn hơn, đòi hỏi quy trình bài bản và ít chấp nhận rủi ro về tiến độ, agency chuyên nghiệp sẽ giúp bạn yên tâm hơn nhiều so với việc tự mình điều phối nhiều freelancer cùng lúc. Còn khi doanh nghiệp đã đủ lớn để có luồng công việc phát triển ổn định quanh năm, xây dựng đội ngũ nội bộ mới thật sự phát huy hết lợi thế về sự chủ động và gắn bó lâu dài.

Đặc biệt, không ít doanh nghiệp đang áp dụng mô hình kết hợp cả ba: dùng agency cho giai đoạn xây dựng nền tảng ban đầu vì cần quy trình chắc chắn, sau đó duy trì một freelancer quen việc để xử lý các thay đổi nhỏ định kỳ, và chỉ tính đến việc tuyển đội nội bộ khi khối lượng công việc đã đủ lớn để chứng minh hiệu quả đầu tư lâu dài. Cách kết hợp linh hoạt này giúp doanh nghiệp vừa kiểm soát được chi phí ở từng giai đoạn, vừa không bị động khi nhu cầu phát triển tăng lên bất ngờ.

Ngoài ba tiêu chí chính đã nêu, bạn cũng nên cân nhắc thêm vài yếu tố khác trước khi quyết định: khả năng bàn giao tài liệu kỹ thuật đầy đủ khi kết thúc hợp tác, cam kết bảo mật thông tin trong suốt quá trình làm việc, và mức độ sẵn sàng hỗ trợ khẩn cấp khi website gặp sự cố ngoài giờ hành chính…

Xác minh năng lực thật trước khi ký kết, dù chọn mô hình nào

Dù chọn mô hình nào trong ba lựa chọn trên, điều quan trọng nhất vẫn là xác minh kỹ năng lực thực tế trước khi ký kết hợp tác chính thức, thay vì chỉ tin vào lời giới thiệu hay một bản portfolio đẹp mắt trên giấy. Nếu bạn muốn biết cách nhận diện một đơn vị hoặc cá nhân thật sự uy tín để tránh mất tiền oan, bài Cách chọn đơn vị thiết kế website uy tín, tránh mất tiền oan đã hướng dẫn khá chi tiết những dấu hiệu cần lưu ý.

Chỉ có một điều cần nhắc bạn giữ chừng mực khi cân đối ngân sách nhân sự: đừng vì muốn tiết kiệm chi phí trước mắt mà chọn mô hình rẻ nhất bất chấp việc nó không phù hợp với quy mô công việc thực tế, vì chi phí sửa chữa hậu quả về sau thường cao hơn nhiều so với khoản chênh lệch ban đầu tưởng như tiết kiệm được.

Nếu bạn muốn nhìn lại toàn cảnh quy trình phát triển website trước khi quyết định mô hình nhân sự phù hợp, bài Phát triển website: quy trình, công nghệ và cách chọn đối tác sẽ giúp bạn có thêm góc nhìn tổng thể trước khi đưa ra lựa chọn cuối cùng.

Giờ thì bạn đã có đủ cơ sở để cân nhắc mô hình nào phù hợp nhất với giai đoạn hiện tại của doanh nghiệp mình rồi phải không? Nếu muốn được đội ngũ BeelyWeb tư vấn và nhận báo giá website sát đúng với nhu cầu thực tế, hãy để lại thông tin qua trang Liên hệ, hoặc tham khảo thêm tại Dịch vụ phát triển website theo yêu cầu để chọn đúng đội ngũ đồng hành cho chặng đường sắp tới nhé.