Mẫu bảng dự toán chi phí làm website cho doanh nghiệp

Bạn vừa được giao nhiệm vụ lập bảng dự toán chi phí làm website để trình lên cấp trên phê duyệt, nhưng lại chưa biết bắt đầu liệt kê từ đâu cho đủ hạng mục mà không mất cả buổi ngồi mò mẫm, đúng không nào? Đây là công việc tưởng đơn giản nhưng lại rất dễ bỏ sót, nhất là những khoản chi phí âm thầm phát sinh sau khi website đã lên sóng chứ không nằm trong bản báo giá thiết kế ban đầu.

Tin vui là bạn không cần tự lập từ con số không, mà chỉ cần một khung mẫu đã chia sẵn theo đúng ba nhóm chi phí cốt lõi, việc còn lại chỉ là điền số cụ thể theo báo giá bạn nhận được. Bài viết này sẽ giúp bạn có ngay mẫu bảng dự toán đầy đủ hạng mục, kèm hướng dẫn cách điền từng dòng sao cho bản trình duyệt của bạn vừa đầy đủ vừa chuyên nghiệp trong mắt cấp trên.

Vì sao nhiều bảng dự toán website bị trả lại vì thiếu sót

Lý do phổ biến nhất khiến một bảng dự toán website bị cấp trên yêu cầu làm lại không phải vì con số sai, mà vì thiếu hẳn một nhóm chi phí quan trọng, thường gặp nhất là bộ phận đề xuất chỉ liệt kê chi phí thiết kế ban đầu mà quên hẳn khoản duy trì hàng năm, khiến ngân sách được duyệt không đủ để vận hành website trong dài hạn. Nếu bạn muốn hiểu rõ chi phí thiết kế website thường được cấu thành từ những hạng mục nào trước khi lập dự toán, bài Chi phí thiết kế website: bảng giá thực tế và cách tính đúng sẽ giúp bạn có nền tảng vững hơn để điền đúng con số cho từng dòng dự toán dưới đây.

Nhóm một: chi phí một lần khi triển khai dự án

Đây là nhóm chi phí phát sinh duy nhất trong giai đoạn thiết kế và triển khai ban đầu, không lặp lại sau khi website đã hoàn thành và bàn giao. Bạn có thể dùng khung mẫu dưới đây, điền số tiền cụ thể theo báo giá thực tế nhận được vào từng dòng tương ứng:

Thiết kế giao diện (UI/UX): chi phí thiết kế hình ảnh, bố cục theo nhận diện thương hiệu
Lập trình front-end và back-end: chi phí dựng chức năng, kết nối cơ sở dữ liệu
Viết và biên tập nội dung: chi phí soạn nội dung các trang chính nếu thuê ngoài
Chụp ảnh, thiết kế hình ảnh minh hoạ: chi phí chuẩn bị hình ảnh chuyên nghiệp cho website
Tối ưu tốc độ và kiểm thử đa thiết bị: chi phí đảm bảo website chạy mượt trên nhiều màn hình
Đào tạo sử dụng sau bàn giao: chi phí hướng dẫn đội ngũ nội bộ vận hành website
Chi phí phát sinh dự kiến trong quá trình triển khai: khoản trống để điền thêm nếu có yêu cầu bổ sung giữa chừng

Nhóm hai: chi phí định kỳ để website vận hành liên tục

Không chỉ dừng ở chi phí một lần, một bảng dự toán đầy đủ còn cần có nhóm chi phí định kỳ tính theo năm, vì đây là khoản khiến website tiếp tục hoạt động sau khi đã bàn giao mà rất nhiều bộ phận đề xuất quên đưa vào ngay từ vòng dự toán đầu tiên:

Phí tên miền: chi phí gia hạn hàng năm để giữ địa chỉ website
Phí hosting/máy chủ: chi phí thuê không gian lưu trữ dữ liệu website
Phí chứng chỉ bảo mật SSL: chi phí gia hạn để website hiển thị an toàn với trình duyệt
Phí bảo trì và cập nhật: chi phí kiểm tra định kỳ, vá lỗi và cập nhật phiên bản
Phí sao lưu dữ liệu: chi phí đảm bảo dữ liệu website được lưu trữ an toàn
Chi phí nội dung bổ sung định kỳ: khoản dành cho việc cập nhật tin tức, bài viết mới theo thời gian

Đặc biệt, nhóm chi phí định kỳ này tuy mỗi khoản nhìn riêng lẻ không lớn, nhưng cộng dồn lại theo từng năm lại là phần thường bị đánh giá thấp nhất trong các bảng dự toán tự lập, khiến ngân sách năm sau bị thiếu hụt so với thực tế vận hành. Nếu bạn muốn biết chi tiết mức phổ biến của từng khoản này để điền số chính xác hơn, bài Chi phí duy trì website hàng năm gồm những khoản nào đã liệt kê đầy đủ để bạn tham chiếu ngay khi lập dự toán.

Nhóm ba: chi phí dự phòng cho những phát sinh ngoài kế hoạch

Ngoài hai nhóm chi phí chính đã cố định được từ đầu, một bảng dự toán chuyên nghiệp còn cần có khoản dự phòng cho những tình huống không lường trước, chẳng hạn cần bổ sung tính năng mới sau khi thấy nhu cầu thực tế, cần nâng cấp gói hosting vì lượng truy cập tăng nhanh hơn dự kiến, hoặc cần xử lý sự cố kỹ thuật ngoài phạm vi bảo hành. Khoản dự phòng này thường được tính bằng một tỷ lệ phần trăm trên tổng hai nhóm chi phí phía trên, giúp bạn có sẵn ngân sách xử lý mà không cần xin duyệt bổ sung giữa chừng, vừa tiết kiệm thời gian vừa cho thấy sự chủ động trong cách lập kế hoạch của bộ phận mình.

Hướng dẫn điền bảng dự toán sao cho dễ trình duyệt

Sau khi có đủ ba nhóm chi phí, việc trình bày cũng quan trọng không kém việc tính đúng con số, vì một bảng dự toán rõ ràng luôn giúp người duyệt ra quyết định nhanh hơn. Bạn nên tách riêng tổng chi phí một lần và tổng chi phí định kỳ hàng năm thành hai con số độc lập, thay vì gộp chung thành một tổng duy nhất khiến người đọc khó hình dung đâu là khoản chi một lần và đâu là khoản lặp lại mỗi năm. Ngoài ra, nên ghi rõ nguồn tham chiếu cho từng con số, có thể là báo giá thực tế từ đơn vị thiết kế hoặc mức phổ biến trên thị trường, để bảng dự toán có căn cứ vững chắc thay vì chỉ là con số ước lượng chủ quan.

Nếu bạn muốn đi xa hơn một bước, có thể đính kèm thêm phần tính điểm hoà vốn dự kiến dựa trên tổng chi phí đã lập, vì điều này giúp cấp trên nhìn thấy không chỉ website tốn bao nhiêu tiền mà còn khi nào khoản đầu tư này bắt đầu sinh lời. Bài Tính hiệu quả đầu tư website: bao lâu thì thu hồi được vốn sẽ giúp bạn có công thức cụ thể để bổ sung phần này vào bảng dự toán, khiến đề xuất của bạn thuyết phục hơn hẳn so với việc chỉ liệt kê chi phí đơn thuần.

Ngoài ra, vài lưu ý nhỏ giúp bảng dự toán chính xác hơn

Ngoài khung mẫu ba nhóm chi phí, bạn cũng nên lưu ý thêm vài điều khi lập dự toán: luôn xin báo giá chi tiết theo từng hạng mục thay vì chỉ nhận một con số tổng từ đơn vị thiết kế, cập nhật lại dự toán ngay khi phạm vi dự án có thay đổi trong quá trình trao đổi, và lưu giữ bản dự toán đã duyệt để đối chiếu với chi phí thực tế phát sinh sau này…

Một mẫu dự toán đầy đủ không có nghĩa là chi phí phải cao

Tuy bảng dự toán đầy đủ ba nhóm chi phí nhìn có vẻ dài hơn một bảng chỉ ghi vài dòng chi phí thiết kế, nhưng điều này không đồng nghĩa với việc tổng ngân sách của bạn phải cao hơn, mà chỉ đơn giản là bạn đang nhìn thấy đầy đủ bức tranh chi phí thay vì bỏ sót một phần quan trọng. Từ kinh nghiệm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp lập dự toán website, chúng tôi nhận thấy những bảng dự toán được duyệt nhanh nhất luôn là những bảng trình bày rõ ràng, có căn cứ và không giấu bớt khoản chi phí nào, kể cả những khoản nhỏ nhất. Tuy nhiên, bạn cũng đừng vì muốn bảng dự toán trông đẹp mắt mà ước lượng chi phí dự phòng quá thấp so với thực tế nhé, vì điều này rất dễ khiến bạn phải quay lại xin duyệt bổ sung ngay trong những tháng đầu vận hành.

Có sẵn khung mẫu, việc lập dự toán chỉ còn là điền số

Một khi đã có trong tay khung mẫu chia sẵn theo ba nhóm chi phí rõ ràng, công việc lập bảng dự toán của bạn sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều, không còn phải lo lắng bỏ sót hạng mục nào khi trình lên cấp trên phê duyệt. Và khi bảng dự toán được thông qua nhanh chóng nhờ sự đầy đủ và rõ ràng đó, đây chẳng phải là phần thưởng xứng đáng cho công sức chuẩn bị kỹ lưỡng của bạn hay sao?

Nếu bạn muốn được hỗ trợ điền sẵn bảng dự toán theo đúng nhu cầu dự án của doanh nghiệp mình, hãy để lại thông tin tại Liên hệ để nhận checklist chi tiết, hoặc tham khảo thêm các gói dịch vụ tại trang Bảng giá thiết kế website của BeelyWeb ngay hôm nay nhé.