Brief thiết kế website: mẫu tóm tắt yêu cầu gửi cho đối tác

Bạn cần gửi yêu cầu làm website cho vài đơn vị cùng lúc để so sánh báo giá, nhưng không biết nên mô tả yêu cầu như thế nào cho đủ chi tiết mà vẫn ngắn gọn, đúng không nào? Đây chính là lúc một bản brief chuẩn phát huy tác dụng, giúp mọi đơn vị bạn gửi tới đều hiểu đúng cùng một phạm vi công việc để báo giá có thể đặt cạnh nhau so sánh công bằng.

Rất nhiều doanh nghiệp khi cần làm website chỉ gửi một tin nhắn ngắn kiểu "cần làm website công ty, chị gửi báo giá giúp em", để rồi nhận về những bản báo giá chênh lệch nhau gấp mấy lần vì mỗi đơn vị hiểu phạm vi công việc theo một kiểu khác nhau. Đừng lo, mẫu brief dưới đây đã được chuẩn hoá theo đúng những câu hỏi mà đội ngũ tư vấn thường phải hỏi lại khách hàng nhiều nhất, bạn chỉ cần điền vào từng mục là có ngay một bản yêu cầu chuyên nghiệp gửi đi.

Mục 1: Mục tiêu dự án

Trước tiên, hãy mô tả ngắn gọn website này sinh ra để phục vụ mục tiêu kinh doanh nào — xây dựng uy tín thương hiệu, giới thiệu sản phẩm dịch vụ, thu thập thông tin khách hàng tiềm năng, hay bán hàng trực tiếp. Nêu rõ luôn hành động cụ thể bạn muốn khách truy cập thực hiện sau khi xem website, ví dụ gọi điện tư vấn, điền form đăng ký, hay đặt hàng ngay trên trang.

Mục 2: Đối tượng khách hàng mục tiêu

Mô tả ngắn gọn chân dung khách hàng chính mà website hướng tới: họ là doanh nghiệp hay cá nhân, thuộc ngành nghề hoặc độ tuổi nào, thường tìm kiếm thông tin gì trước khi quyết định liên hệ hoặc mua hàng. Thông tin này giúp đơn vị thiết kế tư vấn đúng giọng điệu nội dung và bố cục phù hợp với đúng nhóm khách bạn đang nhắm tới.

Mục 3: Phạm vi trang và tính năng cần có

Liệt kê rõ ràng những trang bạn muốn có trên website, ví dụ trang chủ, giới thiệu, dịch vụ, tin tức, liên hệ, cùng những tính năng đi kèm như biểu mẫu liên hệ, chat trực tuyến, hay tích hợp thanh toán nếu có bán hàng trực tuyến. Nếu chưa chắc chắn website mình cần những gì, bạn có thể tham khảo thêm danh sách gợi ý theo quy mô ở bài Website doanh nghiệp cần có những trang và tính năng gì trước khi điền vào mục này.

Mục 4: Tài liệu tham chiếu

Đính kèm đường dẫn một vài website bạn thấy ấn tượng, có thể là đối thủ cùng ngành hoặc bất kỳ website nào bạn thích phong cách thiết kế, kèm ghi chú ngắn gọn bạn thích điều gì cụ thể ở mỗi website đó — màu sắc, bố cục, hay cách trình bày nội dung. Phần này giúp đơn vị thiết kế hình dung nhanh gu thẩm mỹ của bạn thay vì phải đoán mò qua nhiều vòng chỉnh sửa.

Mục 5: Ngân sách dự kiến

Nêu rõ khoảng ngân sách bạn dự trù cho dự án, dù chỉ là một khoảng ước lượng tương đối. Nhiều người ngại chia sẻ mục này vì sợ bị "hét giá" theo đúng số tiền đưa ra, nhưng thực tế việc giấu ngân sách chỉ khiến đơn vị thiết kế mất thời gian tư vấn những gói không phù hợp, còn bạn thì mất thời gian sàng lọc lại từ đầu.

Mục 6: Tiến độ mong muốn

Ghi rõ thời điểm bạn mong muốn website hoàn thành và lý do đằng sau mốc thời gian đó nếu có, ví dụ cần kịp cho một sự kiện ra mắt sản phẩm hay mùa cao điểm kinh doanh sắp tới. Thông tin này giúp đơn vị thiết kế đánh giá được tiến độ đó có khả thi với phạm vi công việc bạn đã liệt kê hay không, thay vì nhận đại cho có rồi trễ hẹn giữa chừng.

Mục 7: Tiêu chí nghiệm thu

Cuối cùng, hãy nêu rõ bạn sẽ dựa vào những tiêu chí nào để đánh giá website đã đạt yêu cầu hay chưa, ví dụ tốc độ tải trang, khả năng hiển thị tốt trên điện thoại, hay đơn giản là được duyệt bởi một số cá nhân cụ thể trong công ty trước khi ký nhận chính thức. Ghi rõ mục này ngay từ đầu sẽ giúp tránh tình trạng "cảm thấy chưa ưng" một cách mơ hồ khi dự án đã gần hoàn thành.

Ví dụ một bản brief điền mẫu để bạn dễ hình dung

Để hình dung rõ hơn cách áp dụng bảy mục trên vào thực tế, bạn có thể tưởng tượng một brief ngắn gọn như sau: mục tiêu dự án là xây website giới thiệu để tăng độ tin cậy trước khi khách gọi điện đặt lịch tư vấn; đối tượng khách hàng là chủ doanh nghiệp nhỏ trong ngành dịch vụ tại khu vực thành phố; phạm vi cần có gồm trang chủ, giới thiệu, ba trang dịch vụ chính và trang liên hệ kèm bản đồ; tài liệu tham chiếu là hai website cùng ngành đã xem và thích cách trình bày rõ ràng, ít chữ; ngân sách dự kiến trong một khoảng cụ thể đã cân đối trước; tiến độ mong muốn hoàn thành trong sáu tuần để kịp mùa cao điểm; và tiêu chí nghiệm thu là website tải nhanh, hiển thị tốt trên điện thoại và được ban giám đốc duyệt lần cuối trước khi ký nhận.

Chỉ với từng ấy thông tin ngắn gọn, bất kỳ đơn vị thiết kế nào cũng có thể đưa ra báo giá khá sát với nhu cầu thực tế, thay vì phải hỏi lại nhiều vòng hoặc báo giá dựa trên phỏng đoán.

Đặc biệt, một bản brief tốt còn là công cụ để bạn tự kiểm tra chính mình

Đặc biệt, lợi ích lớn nhất của việc ngồi xuống điền đầy đủ bảy mục trên không chỉ nằm ở việc giúp đơn vị thiết kế hiểu đúng yêu cầu, mà còn giúp chính bạn nhìn lại xem mình đã thực sự hiểu rõ mình cần gì hay chưa. Không ít trường hợp, khi bắt tay điền đến mục ngân sách hay tiêu chí nghiệm thu, chủ doanh nghiệp mới nhận ra bản thân vẫn còn mơ hồ ở một vài điểm quan trọng, và đó chính là lúc nên dừng lại làm rõ nội bộ trước khi gửi yêu cầu ra bên ngoài, tránh việc vừa gửi đi vừa liên tục sửa đổi khiến các đơn vị nhận được thông tin không đồng nhất.

Ngoài ra, vài lưu ý nhỏ khi gửi brief cho nhiều đơn vị cùng lúc

Ngoài bảy mục chính ở trên, bạn cũng nên lưu ý thêm vài điều: gửi cùng một bản brief giống hệt nhau cho tất cả đơn vị để đảm bảo tính công bằng khi so sánh, ghi rõ thời hạn bạn muốn nhận phản hồi báo giá để tránh chờ đợi quá lâu, và giữ lại toàn bộ trao đổi qua email hoặc văn bản thay vì chỉ thống nhất miệng qua điện thoại…

Một bản brief chuẩn chính là bước khởi đầu giúp cả hành trình làm website của bạn suôn sẻ hơn rất nhiều, tránh được tình trạng ông nói gà bà nói vịt giữa chừng dự án. Nếu bạn muốn xem lại toàn cảnh cả quy trình từ lúc gửi brief cho đến khi website hoàn thiện, có thể tham khảo thêm bài Thiết kế website doanh nghiệp: hướng dẫn toàn diện từ A đến Z.

Nếu bạn đã điền xong bản brief này và muốn nhận tư vấn cụ thể ngay, đừng ngần ngại gửi trực tiếp cho đội ngũ BeelyWeb qua trang Liên hệ, bạn sẽ nhận được báo giá sát đúng với yêu cầu của mình mà không cần qua lại nhiều vòng hỏi đáp nhé.