Shop thời trang online cắt 4 giờ nhập liệu mỗi ngày

Nếu bạn đang vận hành một shop thời trang bán cùng lúc trên website và vài sàn thương mại điện tử, chắc hẳn bạn hiểu rõ cảm giác cuối ngày vẫn còn một chồng đơn chưa cập nhật tồn kho và nhân viên phải ngồi copy dữ liệu qua lại giữa các kênh. Bài này kể lại câu chuyện một shop thời trang online quy mô vừa đã tự động hoá bốn luồng vận hành cốt lõi, cắt được bốn giờ nhập liệu mỗi ngày và giảm hẳn tỷ lệ huỷ đơn vì hết hàng, kèm số liệu chi phí đầu tư cụ thể để bạn tự đối chiếu với quy mô shop của mình.

Bối cảnh: ba kênh bán, hai người chỉ để nhập liệu

Shop trong câu chuyện này bán quần áo nữ, có website riêng và bán song song trên hai sàn thương mại điện tử lớn, doanh số mỗi tháng dao động khoảng vài trăm đơn. Vì mỗi kênh có một bảng quản lý đơn hàng và tồn kho riêng biệt, không tự đồng bộ với nhau, nên shop phải duy trì hai nhân sự gần như chỉ để làm ba việc lặp đi lặp lại mỗi ngày: copy đơn hàng mới từ các sàn vào bảng tổng hợp, trừ tồn kho thủ công theo từng đơn, và cập nhật ngược số lượng còn lại lên từng kênh để tránh bán vượt số lượng tồn thực tế.

Vấn đề nghiêm trọng nhất không nằm ở thời gian bỏ ra, mà ở độ trễ giữa lúc một đơn được chốt và lúc tồn kho được cập nhật trên các kênh còn lại. Trong khoảng thời gian trễ đó, khách ở một kênh khác vẫn có thể đặt mua một sản phẩm đã hết hàng, khiến shop buộc phải gọi điện xin lỗi và huỷ đơn, một trải nghiệm không hay cho cả khách lẫn nhân viên CSKH phải đứng ra xử lý. Chủ shop ước tính mỗi ngày đội vận hành mất khoảng bốn giờ đồng hồ chỉ cho việc nhập liệu và đối chiếu tồn kho thủ công giữa các kênh, chưa kể thời gian xử lý hậu quả khi có đơn phải huỷ vì hết hàng.

Bốn luồng automation đã triển khai

Thay vì cố tự động hoá toàn bộ quy trình cùng lúc, shop chọn cách triển khai theo từng luồng một, ưu tiên luồng nào chiếm nhiều giờ công nhất trước. Bốn luồng được dựng lần lượt trong khoảng ba tháng như sau.

1. 1

   Đồng bộ tồn kho hai chiều giữa website và các sàn

   Ngay khi một sản phẩm được bán ở bất kỳ kênh nào, số lượng tồn kho được trừ và cập nhật tự động sang toàn bộ kênh còn lại trong vòng vài phút, thay vì chờ nhân viên nhập tay cuối ngày như trước.

2. 2

   Gom đơn hàng từ ba kênh về một bảng tổng hợp

   Đơn mới từ website và hai sàn được tự động kéo về cùng một nơi kèm đầy đủ thông tin khách, sản phẩm, số tiền, giúp bộ phận đóng gói chỉ cần nhìn vào một danh sách duy nhất thay vì mở qua lại nhiều tab quản trị khác nhau.

3. 3

   Tự động thông báo tình trạng vận chuyển cho khách

   Khách nhận tin nhắn báo tự động khi đơn được lấy hàng, đang giao và giao thành công, giúp giảm hẳn lượng tin nhắn hỏi "đơn tới đâu rồi" đổ về fanpage mỗi ngày.

4. 4

   Bóc tách hoá đơn nhập hàng từ xưởng may bằng AI

   Hoá đơn nhập hàng từ các xưởng gia công được AI đọc và ghi thẳng vào bảng theo dõi chi phí nhập hàng, giúp kế toán khỏi phải gõ tay từng dòng vào cuối mỗi đợt nhập hàng mới.

Kết quả sau ba tháng triển khai

Sau khi cả bốn luồng chạy ổn định, đội vận hành ước tính giờ công nhập liệu và đối chiếu tồn kho thủ công giảm khoảng bốn giờ mỗi ngày, đủ để shop chuyển hẳn một trong hai nhân sự trước đây làm nhập liệu sang phụ trách chăm sóc khách hàng và lên nội dung bán hàng, một công việc tạo ra giá trị trực tiếp hơn nhiều. Tỷ lệ đơn phải huỷ vì hết hàng cũng giảm rõ rệt so với trước, vì độ trễ cập nhật tồn kho giữa các kênh gần như được xoá bỏ, không còn tình trạng khách đặt trúng sản phẩm đã hết ở kênh khác.

Về chi phí, khoản đầu tư ban đầu để dựng cả bốn luồng bao gồm chi phí thiết kế quy trình, công dựng luồng automation và một khoản nhỏ chi phí vận hành hàng tháng cho các dịch vụ gửi tin và đọc chứng từ. Nếu tính đúng công thức ROI cho một dự án automation, khoản đầu tư này với quy mô shop tương tự thường hoàn vốn trong vài tháng đầu nhờ giờ công tiết kiệm được quy đổi ra lương nhân sự, bạn có thể xem cách tính cụ thể ở bài tính ROI của một dự án automation để áp cho đúng số liệu shop của mình.

Vì sao kết quả lại rõ rệt đến vậy

Yếu tố quan trọng nhất khiến shop này đạt kết quả tốt không nằm ở việc chọn công cụ automation nào, mà ở việc chọn đúng luồng để làm trước. Luồng đồng bộ tồn kho được ưu tiên dựng đầu tiên chính vì nó vừa chiếm nhiều giờ công nhất, vừa là nguyên nhân trực tiếp gây ra tình trạng huỷ đơn tốn kém nhất về mặt trải nghiệm khách hàng. Nếu shop chọn dựng luồng ít quan trọng hơn trước, có thể sẽ mất động lực tiếp tục đầu tư cho ba luồng còn lại vì chưa thấy hiệu quả rõ ràng ngay từ đầu.

Ngoài ra, việc triển khai tuần tự từng luồng một, thay vì làm cùng lúc cả bốn, cũng giúp đội vận hành có đủ thời gian làm quen và phát hiện lỗi sớm ở từng luồng trước khi thêm luồng mới, tránh tình trạng rối loạn quy trình nếu mọi thứ thay đổi cùng một lúc. Cách làm từng bước này cũng giúp nhân sự không cảm thấy bị đảo lộn công việc đột ngột, mà thấy rõ từng luồng giúp họ đỡ việc như thế nào trước khi luồng tiếp theo được thêm vào.

Bài học có thể áp dụng cho shop của bạn

• Bắt đầu từ việc tốn giờ công nhất và gây thiệt hại rõ ràng nhất, không phải việc dễ làm nhất - tồn kho lệch giữa các kênh thường là điểm nghẽn lớn nhất với shop bán đa kênh.
• Triển khai từng luồng một theo thứ tự ưu tiên, không cố làm hết trong một lần, để đội ngũ có thời gian thích nghi và phát hiện lỗi sớm.
• Đo lại giờ công tiết kiệm được sau mỗi luồng thay vì chỉ cảm nhận chung chung, để có số liệu thật khi tính ROI và thuyết phục đầu tư tiếp cho luồng sau.
• Dùng lại nhân sự được giải phóng cho việc tạo ra giá trị trực tiếp (bán hàng, chăm sóc khách) thay vì cắt giảm ngay, để cả đội thấy automation là công cụ hỗ trợ chứ không phải mối đe doạ việc làm.

Nếu shop của bạn cũng đang gặp đúng bài toán tồn kho lệch giữa nhiều kênh bán, bạn có thể tìm hiểu chi tiết cách dựng luồng đầu tiên trong câu chuyện này qua bài đồng bộ tồn kho giữa website, sàn và cửa hàng tự động, hoặc đọc thêm tổng quan ở bài tự động hoá vận hành và bán hàng online để hình dung lộ trình đầy đủ.