Rủi ro dữ liệu khi dùng công cụ AI và cách tự bảo vệ

Bạn từng dán nguyên một đoạn hợp đồng hoặc danh sách khách hàng vào một công cụ AI để nhờ tóm tắt hoặc xử lý nhanh, rồi chợt khựng lại tự hỏi liệu thông tin đó có được lưu trữ ở đâu đó mình không kiểm soát được không, đúng không nào? Đây là mối lo hoàn toàn chính đáng, vì không phải công cụ AI nào cũng xử lý dữ liệu người dùng theo cùng một cách.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ những rủi ro dữ liệu phổ biến khi dùng công cụ AI trong công việc, và các bước thực tế để tự bảo vệ thông tin của doanh nghiệp cũng như khách hàng.

Rủi ro dữ liệu được dùng để huấn luyện mô hình mà không rõ ràng

Một số công cụ AI miễn phí hoặc giá rẻ có thể sử dụng dữ liệu người dùng nhập vào để tiếp tục huấn luyện mô hình, đồng nghĩa với việc thông tin nội bộ hoặc dữ liệu khách hàng của bạn có khả năng ảnh hưởng tới câu trả lời cho người dùng khác trong tương lai nếu không có cam kết rõ ràng về việc này.

Rủi ro rò rỉ thông tin nhạy cảm qua các đoạn hội thoại

Khi nhân viên dán trực tiếp thông tin nhạy cảm như số liệu tài chính, hợp đồng hay dữ liệu cá nhân khách hàng vào công cụ AI để xử lý nhanh, thông tin này có thể được lưu trữ trên máy chủ của bên thứ ba lâu hơn bạn nghĩ, tạo ra rủi ro nếu hệ thống của nhà cung cấp gặp sự cố bảo mật.

Cách đọc nhanh chính sách dữ liệu trước khi cho phép nhân viên sử dụng

Trước khi đưa một công cụ AI vào quy trình làm việc, hãy dành thời gian đọc phần chính sách về việc dữ liệu có được dùng để huấn luyện hay không, thời gian lưu trữ và có tuỳ chọn xoá dữ liệu hay không, đây là những thông tin quan trọng thường được nêu rõ trong phần điều khoản sử dụng hoặc chính sách bảo mật của nhà cung cấp.

Thiết lập quy tắc rõ ràng cho đội ngũ về loại dữ liệu được phép đưa vào AI

Thay vì để từng nhân viên tự quyết định loại thông tin nào được đưa vào công cụ AI, doanh nghiệp nên có quy tắc rõ ràng bằng văn bản, ví dụ như cấm đưa thông tin định danh khách hàng cụ thể hoặc số liệu tài chính chưa công bố, giúp giảm rủi ro rò rỉ do thiếu nhận thức của từng cá nhân.

Đặc biệt, cẩn trọng hơn với các công cụ AI miễn phí không rõ nguồn gốc

Đặc biệt, các công cụ AI miễn phí không có thương hiệu rõ ràng hoặc không công khai minh bạch chính sách dữ liệu thường tiềm ẩn rủi ro cao hơn so với các nền tảng lớn có uy tín, dù giao diện và tính năng có thể trông rất hấp dẫn. Không chỉ giúp giảm nguy cơ rò rỉ dữ liệu, việc ưu tiên các nhà cung cấp uy tín và có chính sách rõ ràng còn giúp bạn có căn cứ để xử lý nếu sự cố dữ liệu thực sự xảy ra.

Ngoài ra, xem lại định kỳ danh sách công cụ AI đang được đội ngũ sử dụng

Ngoài việc thiết lập quy tắc ban đầu, nên rà soát định kỳ danh sách các công cụ AI mà nhân viên đang sử dụng trong công việc, vì nhân viên có thể tự đăng ký thêm công cụ mới mà không thông qua bộ phận quản lý, dẫn đến rủi ro dữ liệu nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp.

Hiểu rõ và chủ động phòng ngừa những rủi ro dữ liệu này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn ứng dụng AI vào công việc một cách an toàn hơn, tránh những sự cố đáng tiếc về sau. Nếu bạn muốn xem lại khung đánh giá và checklist trước khi mua một công cụ AI, có thể tham khảo thêm bài Chọn và triển khai công cụ AI: khung đánh giá cho doanh nghiệp, hoặc bài Cách đánh giá một công cụ AI trước khi bỏ tiền mua để nắm rõ checklist chi tiết trước khi quyết định.

Nếu bạn đang cần tư vấn thiết lập quy tắc sử dụng công cụ AI an toàn cho doanh nghiệp mình, đừng ngần ngại để lại thông tin tại trang Liên hệ BeelyWeb để được tư vấn cụ thể nhé.