Form yêu cầu báo giá cho website nhà máy: thiết kế sao cho đủ

Một yêu cầu báo giá vừa đổ về từ website, bộ phận kinh doanh mừng thầm vì có khách mới, mở ra xem thì chỉ thấy đúng tên, số điện thoại và dòng lời nhắn ngắn gọn "cần báo giá sản phẩm A", đúng không nào? Thế là phải gọi điện lại hỏi thêm chất liệu, kích thước, số lượng, rồi chờ khách gửi thêm bản vẽ qua Zalo, mất thêm vài ngày qua lại mới đủ thông tin lập báo giá, trong lúc đó khách đã lỡ tìm được nơi khác phản hồi nhanh hơn.

Vậy nên, thay vì để form liên hệ chỉ dừng lại ở mức thu thập tên và số điện thoại, một form yêu cầu báo giá được thiết kế đúng cách cho từng nhóm sản phẩm sẽ giúp bộ phận kinh doanh có đủ thông số ngay từ lần gửi đầu tiên, rút ngắn hẳn thời gian chờ giữa hai bên.

Vì sao form "tên, số điện thoại, lời nhắn" không còn đủ với ngành sản xuất

Với những ngành bán lẻ đơn giản, một form liên hệ cơ bản là đủ vì sản phẩm đã có giá niêm yết sẵn. Nhưng với ngành sản xuất, mỗi đơn hàng thường là duy nhất, giá phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố kỹ thuật khác nhau như vật liệu, kích thước, số lượng, dung sai gia công hay quy cách hoàn thiện, nên nếu form không thu được những thông tin này ngay từ đầu, bộ phận kinh doanh buộc phải trao đổi lại qua nhiều vòng mới đủ dữ liệu để báo giá chính xác. Không chỉ kéo dài thời gian xử lý nội bộ, việc phải hỏi đi hỏi lại nhiều lần còn khiến khách cảm thấy quy trình làm việc của nhà máy thiếu chuyên nghiệp, trong khi đối thủ có form thu thập đầy đủ hơn lại tạo được ấn tượng ngược lại ngay từ bước đầu tiên.

Thông tin cần thu theo từng nhóm sản phẩm

Mỗi ngành sản xuất có bộ thông số kỹ thuật đặc thù riêng, nên thay vì dùng một form chung cho tất cả, cách hiệu quả hơn là thiết kế riêng từng nhóm trường thông tin theo từng dòng sản phẩm nhà máy đang cung cấp. Dưới đây là một số ví dụ minh hoạ để bạn hình dung cách áp dụng cho đúng nhóm sản phẩm của mình.

Với nhóm cơ khí, gia công chính xác

• Loại vật liệu cần gia công (thép, nhôm, inox, nhựa kỹ thuật...).
• Kích thước và dung sai yêu cầu.
• Số lượng dự kiến đặt hàng và tần suất đặt hàng lặp lại (một lần hay định kỳ).
• Phương pháp gia công mong muốn nếu khách đã có yêu cầu cụ thể.
• File bản vẽ kỹ thuật (định dạng CAD, PDF hoặc hình ảnh).

Với nhóm bao bì, in ấn

• Chất liệu bao bì (giấy, nhựa, màng ghép...).
• Kích thước thành phẩm sau khi hoàn thiện.
• Số lượng đặt hàng và đơn vị tính (thùng, cuộn, kiện...).
• Quy cách in ấn, số màu in, có cần phủ bóng hay ép kim hay không.
• File thiết kế đính kèm nếu khách đã có sẵn mẫu.

Với nhóm nội thất, đồ gỗ

• Chất liệu chính (gỗ tự nhiên, gỗ công nghiệp, kim loại kết hợp...).
• Kích thước tổng thể của sản phẩm hoặc không gian lắp đặt.
• Số lượng cần đặt và thời gian mong muốn nhận hàng.
• Phong cách hoặc mẫu tham khảo nếu có (ảnh chụp hoặc bản vẽ phối cảnh).

Càng thu thập đúng và đủ thông tin đặc thù ngay từ bước đầu tiên, bộ phận kinh doanh càng rút ngắn được thời gian lập báo giá, mà khách hàng cũng cảm nhận được sự chuyên nghiệp ngay từ lần tương tác đầu tiên với nhà máy.

Cho phép tải file bản vẽ, hình ảnh mẫu ngay trong form

Rất nhiều yêu cầu báo giá trong ngành sản xuất đi kèm bản vẽ kỹ thuật hoặc hình ảnh mẫu sản phẩm khách muốn đặt làm theo, nên form cần có sẵn chức năng tải file đính kèm ngay tại chỗ, hỗ trợ các định dạng phổ biến như PDF, hình ảnh và file CAD, thay vì bắt khách phải gửi thêm qua email sau khi đã điền form. Chức năng này giúp toàn bộ thông tin cần thiết được tập hợp về một chỗ ngay từ lần gửi đầu tiên, giúp bộ phận kỹ thuật không phải lục lại nhiều email hay tin nhắn rải rác để ghép nối thông tin của cùng một yêu cầu.

Đặc biệt, chia nhỏ form thành nhiều bước để khách không bỏ dở giữa chừng

Đặc biệt, một form quá dài với hàng chục trường thông tin hiện ra cùng lúc rất dễ khiến khách cảm thấy ngợp và bỏ dở ngay khi vừa nhìn thấy, dù thông tin đó thực sự cần thiết cho việc báo giá. Chia nhỏ form thành nhiều bước ngắn — ví dụ bước một chọn nhóm sản phẩm, bước hai điền thông số kỹ thuật tương ứng, bước ba để lại thông tin liên hệ — sẽ giúp khách cảm thấy nhẹ nhàng hơn hẳn so với việc phải đối mặt với một biểu mẫu dài dằng dặc ngay từ đầu. Thanh tiến trình hiển thị "còn bao nhiêu bước nữa" cũng là một chi tiết nhỏ nhưng giúp khách kiên nhẫn hoàn thành đến bước cuối cùng thay vì bỏ ngang ở giữa chừng, đồng thời giúp bạn thu về những yêu cầu đã đủ thông tin thay vì các form dang dở không dùng được.

Chỉ bắt buộc những trường thông tin thật sự cần thiết

Tuy càng nhiều thông tin thu được càng tốt cho việc báo giá, nhưng không phải trường nào cũng nên đánh dấu bắt buộc ngay từ đầu. Với những thông tin khách có thể chưa xác định chắc chắn ngay lúc gửi yêu cầu, chẳng hạn số lượng chính xác hay thời gian nhận hàng cụ thể, nên để ở dạng tuỳ chọn hoặc cho phép ghi ước lượng, chỉ giữ bắt buộc những trường thật sự quyết định được việc có báo giá được hay không như loại sản phẩm, chất liệu và kích thước cơ bản. Việc bắt buộc quá nhiều trường không cần thiết chỉ khiến khách nản lòng và rời đi trước khi kịp gửi yêu cầu.

Xác nhận tự động và thời gian phản hồi cam kết

Ngay sau khi khách gửi form thành công, một email hoặc tin nhắn xác nhận tự động kèm lời cảm ơn và thời gian phản hồi dự kiến (ví dụ trong vòng 24 giờ làm việc) sẽ giúp khách yên tâm rằng yêu cầu của mình đã được ghi nhận, thay vì phải phỏng đoán không biết form có gửi thành công hay không. Đây là chi tiết nhỏ nhưng lại tạo cảm giác an tâm rất lớn, đặc biệt với những khách hàng lần đầu liên hệ và chưa có sẵn niềm tin vào quy trình làm việc của nhà máy.

Ngoài ra, tích hợp form với công cụ quản lý bán hàng để xử lý nhanh hơn

Ngoài việc thiết kế form thu đủ thông tin, việc kết nối dữ liệu từ form về thẳng công cụ quản lý khách hàng (CRM) hoặc nhóm Zalo của bộ phận kinh doanh cũng giúp yêu cầu báo giá được xử lý ngay khi vừa gửi đến, thay vì phải chờ ai đó vào email kiểm tra thủ công theo thói quen. Nhờ vậy, mỗi yêu cầu báo giá gửi qua website đều được tiếp nhận và phân công xử lý gần như ngay lập tức, đảm bảo tốc độ phản hồi luôn đúng như cam kết đã hiển thị cho khách…

Một lời dặn nhỏ khi thiết kế form báo giá

Dù muốn thu thập càng nhiều thông tin càng tốt, cũng đừng biến form thành một bài kiểm tra kỹ thuật quá phức tạp khiến khách cảm thấy áp lực phải hiểu hết mọi thuật ngữ chuyên ngành mới điền được. Với những trường đòi hỏi kiến thức kỹ thuật sâu, nên có thêm chú thích ngắn gọn hoặc hình ảnh minh hoạ để khách không rành về kỹ thuật vẫn điền được tương đối chính xác, còn phần chi tiết còn thiếu thì đội kinh doanh hoàn toàn có thể bổ sung trong lần trao đổi tiếp theo. Cách làm mềm mại này giúp form vừa đủ thông tin để báo giá, vừa không khiến khách cảm thấy bị làm khó ngay từ lần đầu liên hệ.

Nếu bạn muốn xem lại bức tranh tổng thể về một website công ty sản xuất hoàn chỉnh, không chỉ riêng phần form báo giá, có thể tham khảo bài Website công ty sản xuất: giới thiệu năng lực và nhận đơn hàng. Trước khi khách đi đến bước điền form, họ thường cần xem qua hồ sơ năng lực để tin tưởng vào nhà máy trước đã, nội dung này mình đã hướng dẫn kỹ ở bài Hồ sơ năng lực sản xuất trên website: trình bày và cho tải về. Ngoài ra, nếu nhà máy còn cần hoàn thiện các phần khác của một website doanh nghiệp bài bản, bài Thiết kế website doanh nghiệp: hướng dẫn toàn diện từ A đến Z cũng sẽ hữu ích cho bạn.

Thử tưởng tượng mà xem, chỉ cần một form được thiết kế đúng cách, bộ phận kinh doanh của bạn có thể lập báo giá ngay trong ngày thay vì mất cả tuần trao đổi qua lại, còn khách hàng thì cảm nhận được sự chuyên nghiệp ngay từ lần liên hệ đầu tiên, còn gì thuyết phục bằng phải không? Nếu bạn đang muốn thiết kế lại form yêu cầu báo giá cho website nhà máy để không bỏ lỡ thêm bất kỳ khách hàng tiềm năng nào nữa, hãy xem ngay bảng giá dịch vụ thiết kế website của BeelyWeb để nhận báo giá phù hợp với nhu cầu của nhà máy bạn nhé.