Agency nên tự làm website hay thuê ngoài: chi phí và đánh đổi
Website của chính agency bạn vẫn đang gắn dòng chữ "đang cập nhật" ở mục case study từ mấy tháng trước, đúng không? Đây là tình huống quen thuộc với gần như mọi agency marketing: đội ngũ giỏi nhất luôn dồn hết công sức cho dự án của khách hàng trả tiền, còn website của chính công ty mình thì cứ bị đẩy xuống cuối danh sách việc cần làm, hết tuần này qua tháng khác.
Vấn đề không nằm ở việc đội ngũ thiếu năng lực làm website — ngược lại, agency marketing thường có sẵn người biết viết nội dung, biết thiết kế, thậm chí biết cả code cơ bản. Vấn đề nằm ở chỗ tự làm website cho chính mình luôn phải cạnh tranh thời gian với dự án khách đang có deadline thật và hoá đơn thật, nên gần như lúc nào cũng thua trong cuộc cạnh tranh ưu tiên đó. Bài viết này sẽ giúp bạn đặt lên bàn cân đúng ba yếu tố quan trọng nhất — chi phí cơ hội, thời gian và chất lượng — trước khi quyết định nên tự làm hay thuê ngoài, kèm theo một mô hình hợp tác lai nhiều agency đang áp dụng khá hiệu quả.
Đặt lên bàn cân — tự làm và thuê ngoài đánh đổi những gì
Trước khi chọn phương án nào, cần nhìn thẳng vào ba khía cạnh mà agency hay bỏ qua khi chỉ so sánh đơn giản theo kiểu "tự làm thì miễn phí, thuê ngoài thì tốn tiền".
Chi phí cơ hội — giờ công đội ngũ đang bận chạy dự án khách
Tự làm website nghe có vẻ không tốn tiền vì không phải trả cho bên ngoài, nhưng thực chất vẫn tốn chi phí dưới dạng giờ công của những nhân sự lẽ ra đang tạo ra doanh thu từ dự án khách. Nếu một chuyên viên thiết kế hoặc content của agency bỏ ra khoảng bốn mươi giờ để làm website công ty thay vì phân bổ giờ đó cho dự án đang tính phí, khoản chi phí cơ hội thực tế đôi khi còn cao hơn hẳn báo giá thuê một đơn vị bên ngoài làm trọn gói, chỉ là khoản này không hiện rõ trên bất kỳ hoá đơn nào nên dễ bị đánh giá thấp.
Thời gian hoàn thành — ai xong trước và xong dứt điểm
Vì luôn bị xếp sau dự án khách, website tự làm của agency thường kéo dài âm ỉ nhiều tháng liền, làm được một phần rồi dừng lại vì có dự án gấp, sau đó quay lại làm tiếp nhưng lại quên mất định hướng ban đầu. Ngược lại, một đơn vị thuê ngoài chuyên làm website thường có lịch trình cố định và không bị chi phối bởi việc agency có đang bận hay không, nên thời gian hoàn thành thường dự đoán được rõ ràng ngay từ đầu và ít khi kéo dài quá mức cam kết.
Chất lượng đầu ra — làm marketing cho khách khác với làm marketing cho chính mình
Một nghịch lý khá phổ biến là đội ngũ agency giỏi tư vấn chiến lược cho khách hàng nhưng lại lúng túng khi phải tự đưa ra quyết định cho chính website của mình, vì thiếu góc nhìn khách quan bên ngoài để đánh giá đâu là điểm mạnh thật sự đáng làm nổi bật. Thuê một đơn vị bên ngoài không chỉ giúp có thêm nhân lực triển khai mà còn giúp mang tới góc nhìn độc lập, đặt đúng những câu hỏi mà đội ngũ nội bộ vì quá quen thuộc với chính mình nên vô tình bỏ qua.
Khi nào tự làm là lựa chọn hợp lý
Tự làm phù hợp nhất khi agency còn nhỏ, có một hoặc hai người thật sự rảnh tay trong giai đoạn ít dự án, và mục tiêu trước mắt chỉ là có một website cơ bản đủ chuyên nghiệp để không mất điểm khi khách tra cứu, chứ chưa cần một chiến lược nội dung phức tạp. Trong tình huống này, tự làm giúp agency kiểm soát hoàn toàn tiến độ và tiết kiệm ngân sách ở giai đoạn đầu, miễn là có ai đó cam kết một mốc thời gian hoàn thành cụ thể thay vì để dự án trôi vô thời hạn.
Tuy tự làm giúp tiết kiệm chi phí trả cho bên ngoài, nhưng agency cần thành thật với chính mình về việc liệu đội ngũ có thật sự còn giờ trống hay không, vì một website làm dở dang kéo dài nhiều tháng đôi khi còn gây hại nhiều hơn việc chưa có website, do khách vào xem thấy nội dung cũ kỹ hoặc phần "đang cập nhật" nằm y nguyên suốt cả năm.
Đặc biệt, khi nào nên nghiêng hẳn về thuê ngoài
Đặc biệt, thuê ngoài trở thành lựa chọn hợp lý hơn hẳn khi agency đã có quy mô nhất định, đang cần một website thể hiện đúng năng lực để cạnh tranh những hợp đồng lớn hơn, hoặc đội ngũ nội bộ đơn giản là không còn giờ trống trong nhiều tháng tới vì lịch dự án khách đã kín. Thuê một đơn vị chuyên làm website không chỉ giúp rút ngắn thời gian hoàn thành mà còn giúp đảm bảo chất lượng đồng đều từ cấu trúc nội dung, tốc độ tải trang cho tới trải nghiệm trên di động, những phần mà một website tự làm vội thường dễ bị bỏ sót.
Ngoài ra, một lợi ích ít agency để ý là chính bản thân trải nghiệm được thuê ngoài làm website cũng là dịp để đội ngũ quan sát cách một dự án được vận hành chuyên nghiệp từ phía người làm dịch vụ, đôi khi lại mang tới vài gợi ý hay để cải thiện quy trình phục vụ khách của chính agency…
Mô hình hợp tác lai — kết hợp cả hai để tối ưu nguồn lực đang có
Không phải lúc nào cũng cần chọn tuyệt đối giữa tự làm hoàn toàn hoặc thuê ngoài hoàn toàn, vì nhiều agency đang áp dụng khá thành công một mô hình lai: thuê đơn vị bên ngoài xử lý phần khung kỹ thuật, cấu trúc trang và thiết kế giao diện tổng thể, còn đội ngũ nội bộ tự đảm nhận phần nội dung như viết case study, mô tả dịch vụ và cập nhật blog định kỳ sau khi website đã lên khung. Cách chia việc này vừa giúp rút ngắn đáng kể thời gian hoàn thành phần khó nhất về kỹ thuật, vừa giữ được tiếng nói thương hiệu đúng chất của agency trong phần nội dung mà không ai hiểu rõ hơn chính đội ngũ.
Mô hình lai còn giúp giải quyết luôn bài toán duy trì lâu dài, vì sau khi bàn giao, agency vẫn có thể tự cập nhật thêm case study mới hay điều chỉnh nội dung dịch vụ mà không phải quay lại thuê ngoài mỗi lần có thay đổi nhỏ, miễn là nền tảng kỹ thuật ban đầu được xây đủ linh hoạt để đội ngũ không chuyên về code cũng thao tác được. Nếu bạn đã hình dung được cấu trúc nội dung cần có trên website agency, bài Website agency marketing: chứng minh năng lực để thắng khách sẽ giúp bạn biết chính xác phần nào nên ưu tiên tự viết và phần nào nên để đơn vị thuê ngoài lo trọn gói kỹ thuật.
Ngoài ra, vài yếu tố nhỏ khác cũng nên cân nhắc trước khi chốt phương án
Ngoài ba yếu tố chính ở trên, agency cũng nên cân nhắc thêm vài điều: khả năng bảo trì lâu dài sau khi website hoàn thành, mức độ cần tuỳ biến so với việc dùng nền tảng có sẵn, ai sẽ là người chịu trách nhiệm cập nhật nội dung định kỳ sau khi ra mắt, và ngân sách dự phòng cho những thay đổi phát sinh ngoài kế hoạch ban đầu…
Niềm tin: quyết định đúng đến từ việc nhìn thẳng vào năng lực thật của đội ngũ
Trong quá trình làm việc cùng nhiều agency marketing ở các quy mô khác nhau, chúng tôi nhận thấy những agency ra quyết định sớm và dứt khoát — dù là tự làm hay thuê ngoài — luôn có website hoàn thiện nhanh hơn hẳn những agency cứ lưỡng lự giữa hai phương án suốt nhiều tháng liền mà không chọn hẳn bên nào. Tuy tự làm nghe có vẻ tiết kiệm hơn trên giấy tờ, nhưng nếu chi phí cơ hội thực tế và thời gian kéo dài được tính đúng, nhiều agency mới nhận ra thuê ngoài phần khung kỹ thuật lại rẻ hơn nhìn qua tưởng tượng ban đầu. Có một điều cần tiết chế: đừng vì tiếc chi phí ban đầu mà chọn tự làm rồi để website dở dang kéo dài cả năm, vì một website thiếu chuyên nghiệp đang hiển thị công khai với khách tiềm năng thường gây thiệt hại uy tín lớn hơn nhiều so với khoản chi phí thuê ngoài đã tiết kiệm được.
Nếu bạn muốn ước tính đúng ngân sách trước khi quyết định thuê ngoài toàn bộ hay theo mô hình lai, bài Chi phí thiết kế website: bảng giá thực tế và cách tính đúng sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn các khoản chi phí thường gặp trong một dự án website doanh nghiệp. Còn nếu bạn đã sẵn sàng đầu tư nghiêm túc cho website của chính agency nhưng chưa biết nên bắt đầu từ trang case study hay toàn bộ cấu trúc, bài Case study trên website agency: trình bày sao để thắng pitch là điểm khởi đầu phù hợp để phần thuyết phục nhất trên website được làm đúng trước tiên.
Thử tưởng tượng mà xem, một ngày không xa khi website của chính agency bạn không còn dòng chữ "đang cập nhật" nào nữa, mà thay vào đó là case study mới nhất vừa được đội ngũ tự tay đăng lên chỉ trong vài phút, còn gì nhẹ nhõm bằng việc không phải liên tục dời hẹn cho chính dự án của mình, phải không nào? Nếu bạn cần một đơn vị lo trọn phần khung kỹ thuật để đội ngũ agency có thể tập trung vào đúng thế mạnh là nội dung và chiến lược, hãy Nhận báo giá website từ BeelyWeb để bắt đầu ngay hôm nay nhé.